Del SAF-T-eksport etter år uten å miste sammenheng
Årsfiler må ha riktig omfang hver for seg, og sammenhengen mellom årets avslutning og neste års åpning må kunne forklares.
Å dele et eksportgrunnlag etter regnskapsår kan være praktisk for kontroll og migrering. Det er ikke en grunn til å endre saldoer eller gjenbruke samme åpningsgrunnlag ukritisk. Hver fil må ha en periode og balanse som passer dens eget utvalg.
Følg det omfanget Skatteetaten eller mottakeren faktisk ber om. En intern arkivinndeling etter år avgjør ikke alene hvilke filer som skal leveres ved en kontroll.
En sammenheng som kan prøves
| År i kontrollutvalget | Inngående saldo | Netto bevegelser | Utgående saldo |
|---|---|---|---|
| 2025 | 20 000 | +10 000 | 30 000 |
| 2026 | 30 000 | −5 000 | 25 000 |
Den andre filens utgangspunkt må kunne forklares fra kilden og overgangen mellom årene. Å kopiere 20 000 som inngående saldo i begge filer gir et avvik selv om hver fil kan leses teknisk.
Kontroller også avslutnings- og åpningsposteringer. Kildesystemet kan ha en bestemt modell for årsoverføring. Undersøk om slike poster inngår i de eksporterte bevegelsene, slik at samme effekt ikke telles to ganger.
Bevar identitet mellom filene
Samme bilagsnummer kan forekomme i flere år. Registrer fil, selskap, journal og transaksjon i dokumentmanifestet. Et dokumentarkiv som bare bruker nummeret som filnavn, kan ellers overskrive tidligere års vedlegg.
Prøv ett bilag fra slutten av første år og ett fra starten av neste. Kontroller at referanser og dokumenter peker til riktig fil, og at eventuelle åpne kunde- og leverandørposter kan forklares på overgangstidspunktet.
Versjonsvalg skal følge perioden
Ulike årsgrunnlag kan måtte behandles etter forskjellige gyldige formatutgaver. Skatteetatens gjeldende dokumentasjon beskriver overgangen til 1.40 og bruk av eldre utgaver for tidligere år. Ikke oppgrader en historisk fil ved bare å endre versjonsteksten.
Ved import av flere år skal mottakerens modell for åpningssaldo og låste perioder avklares. En teknisk støtte for flere filer er ikke nødvendigvis full gjenoppbygging av hele historikken.
Se inngående saldo og sammensatte bilagsnøkler.
Godkjenn årsovergangen med en syntetisk konto som har aktivitet i begge år og en post nøyaktig på hver side av grensen. Kontrollen skal vise hvilken fil hver post tilhører, og om den andre filens inngående saldo allerede inneholder første års avslutning.
Prøv også gjentatt import av den første årsfilen etter at den andre er behandlet. Mottakeren skal ikke opprette en ny åpning eller endre neste års grunnlag uten dokumentert beslutning. Hvis systemet bare støtter saldooverføring på én dato, kan hele årsrekken måtte bevares som kontrollarkiv i stedet. Dette er en annen leveranseprofil enn full import av historiske bevegelser.