Kontroller inngående saldo før SAF-T-import
Inngående saldo må ha riktig dato, selskap og fortegn før den kan brukes som grunnlag for import.
Inngående saldo beskriver utgangspunktet for den valgte perioden. I SAF-T finnes debet- og kreditbalansefelt som må tolkes med en konsekvent modell. En saldo uten en kjent startdato er ikke et tilstrekkelig importgrunnlag.
Sammenlign først med kildens saldobalanse for samme enhet og tidspunkt. Undersøk om rapporten viser saldo før periodens første bevegelser eller etter at en åpningspost er ført. Det avgjør om første bevegelse allerede inngår i beløpet.
Eksempel på en dobbeltført åpning
Kontrollmodellen bruker debet minus kredit. Bankkontoen har 20 000 kroner ved periodestart og får en innbetaling på 5 000 kroner i perioden.
| Behandling | Inngående saldo | Periodens bevegelse | Beregnet utgående saldo |
|---|---|---|---|
| Riktig avgrensning | 20 000 | +5 000 | 25 000 |
| Åpning feilaktig tatt med som ny bevegelse | 20 000 | +20 000 og +5 000 | 45 000 |
En totalsum på 45 000 kan ikke rettes ved å endre fortegn tilfeldig. Finn først ut hvorfor åpningsbeløpet ble behandlet både som saldo og bevegelse.
Kontroller detaljer som summerer til kontrollkonto
For bank, kunder og leverandører kan en hovedbokssaldo ha underliggende detaljer. Sammenlign summen av disse med kontrollkontoen. Hvis kundenes inngående poster bare forklarer 18 000 av en saldo på 20 000, må differansen avklares før detaljene overtas.
Ikke gjør små, reelle saldoer til null bare fordi de ligger under en generell toleranse. Avrundingsstøy og faktisk utestående beløp er forskjellige. Dokumenter hvilken beregning som skaper differansen.
Ved import i et system som allerede har låste eller bokførte perioder, må dere avklare hvordan inngående saldo samsvarer med den eksisterende historikken. En ny import kan ellers overskrive sammenhengen mellom avsluttet år og neste års åpning.
Bevar rapportutgave, filidentitet og mappinggrunnlag. Dersom kilden endres etter kontrollen, skal saldoen prøves på nytt mot en ny eksport. Tidligere grønn status gjelder det tidligere grunnlaget.
Prøv det syntetiske åpningsgrunnlaget både som saldo og som en uavklart transaksjonstype. Mottakeren skal følge den avtalte importmodellen og ikke automatisk kombinere begge. Bevar hvilke elementer i filen som ble brukt til saldoen, og hvilke posteringer som inngikk i periodens bevegelser.
Godkjenn åpningen når den kan beregnes tilbake til en kontrollert kilderapport og når detaljene forklarer relevante kontrollkontoer. Hvis mottakeren bare overtar saldo, må historisk aktivitetsgrunnlag bevares etter avtalt dokumentasjonsbehov. Ikke fremstille en vellykket åpningspost som full historikkimport. Kontrollen bør også vise at samme åpning ikke opprettes en gang til ved gjentatt filbehandling.
Kilder
Se utgående saldo og kuttidspunktet.
Les også Bytte regnskapssystem: lag en akseptansepakke før importen.