Dokumenter hvilken SAF-T-fil som ble levert ved kontroll
En leveringslogg skal gjøre det mulig å finne den nøyaktige filen og forklare hvilket regnskapsgrunnlag den inneholder.
Skatteetaten beskriver SAF-T-levering som noe de bokføringspliktige skal gjøre på forespørsel ved kontroll. Det er ikke en generell periodisk innsending av alle SAF-T-filer. Følg det konkrete pålegget eller forespørselen og den gjeldende leveringsinstruksen.
Bevar hvilke opplysninger som ble bedt om: juridisk enhet, periode og eventuelle avgrensninger. En vellykket eksport fra systemet dokumenterer ikke alene at forespørselens omfang er oppfylt.
En leveringslogg med tydelig filidentitet
| Opplysning | Hva loggen skal kunne vise |
|---|---|
| Forespørsel | Referanse til mottatt kontrollhenvendelse |
| Omfang | Selskap og periode som filen faktisk gjelder |
| Fil | Filnavn, formatutgave og sjekksum |
| Kontroll | Strukturtest, summer og eventuelle uavklarte avvik |
| Levering | Tidspunkt og dokumentert mottaksgrunnlag |
| Ny utgave | Om senere fil erstatter eller supplerer den første |
Loggen skal ikke publiseres med kontroll- eller kundeopplysninger. Den er internt dokumentasjonsgrunnlag som skal oppbevares og deles etter faktisk behov.
Skil eksport, innsending og mottak
Eksporttidspunktet viser når filen ble laget. Innsendingstidspunktet viser når den ble sendt gjennom den avtalte kanalen. En kvittering eller annen mottaksbekreftelse viser hva kanalen har bekreftet. Det siste er ikke nødvendigvis en godkjenning av regnskapsinnholdet.
Hvis leveringen feiler, bevar feilmeldingen og avklar ny innsending. Ved flere forsøk bør det fremgå om samme fil ble sendt på nytt eller om innholdet ble endret. En stabil sjekksum hjelper med denne forskjellen.
Kontroller en korrigert utgave
En ny fil kan være nødvendig etter rettet eksport eller avklart omfang. Dokumenter årsaken og forskjellen, og prøv kontroller på nytt. Ikke omskriv den tidligere loggen slik at det ser ut som om den første filen aldri ble sendt.
Bruk aldri et tilfeldig opplastingsnettsted for å overføre kontrollgrunnlaget. Følg myndighetens konkrete og aktuelle kanal. Denne veiledningen beskriver dokumentasjonsmetoden, ikke en alternativ innsendingsløsning.
Godkjenn leveringssporet ved å velge én syntetisk kontrollleveranse og følge den fra forespørsel til dokumentert mottak. Bevispakken skal vise samme selskap, periode og filinnhold i alle steg. Et skjermbilde av en opplastingsknapp er ikke tilstrekkelig dersom det ikke viser hvilken fil kanalen faktisk mottok.
Hvis mottakeren senere ber om et tillegg, registrer dette som en ny avklart leveranse med kobling til den opprinnelige forespørselen. Ikke endre omfanget i den første loggposten. En person som ikke deltok i innsendingen, bør kunne skille gjentatt sending av samme bytes, korrigert filutgave og supplerende materiale fra hverandre.