SAF-T Regnskap eller SAF-T Kasse: hvilken fil trenger du?
Avklar formål, periode og kilde før du bestiller en SAF-T-fil. Regnskapseksport og kassejournal erstatter ikke hverandre.
SAF-T Regnskap og SAF-T Kasse er forskjellige eksportformater. Det ene gjelder bokførte regnskapsopplysninger, det andre elektronisk journal fra kassasystemet. At begge heter SAF-T, betyr ikke at de inneholder samme informasjon eller kan brukes om hverandre.
Start derfor med spørsmålet mottakeren skal besvare. Gjelder det bokføringen, hendelser i kassen, et systembytte eller en kontrollforespørsel? Bestillingen bør angi både format, virksomhet, periode og formål.
To filer med ulike oppgaver
| Egenskap | SAF-T Regnskap, ofte kalt Financial | SAF-T Kasse, ofte kalt Cash Register |
|---|---|---|
| Typisk kilde | Regnskapssystemet | Kassasystemets elektroniske journal |
| Hovedformål | Standardisert uttrekk av bokførte opplysninger | Standardisert uttrekk av registrerte kassehendelser |
| Eksempel på kontroll | Sammenheng mellom kontoer, poster og perioder | Sammenheng mellom salg, returer og andre kassehendelser |
| Viktig begrensning | Er ikke automatisk et komplett bilagsarkiv | Erstatter ikke hele regnskapets spesifikasjoner |
Skatteetatens dokumentasjon skiller formatene. Bruk den aktuelle spesifikasjonen og versjonen som gjelder formålet, fremfor å velge en fil fordi menyvalget bare heter «SAF-T».
Eksempel: restauranten skifter både kasse og regnskap
Restauranten skal bytte systemer ved månedsskiftet. Regnskapseksporten viser bokførte salgs- og oppgjørsposter, mens kassejournalen viser detaljer om hendelsene som oppsto i kassen. I tillegg finnes bilag, oppgjørsrapporter, gavekortsaldoer og åpne poster som må sikres i overgangen.
Én eksportknapp løser ikke hele oppgaven. Lag en overtakelsesliste med hvilken kilde som dekker hvert informasjonsbehov. Avklar hva som skal importeres i det nye systemet, og hva som skal oppbevares lesbart for senere kontroll.
Ved avstemming kan X-rapport, Z-rapport og Grand Total gi forskjellige perspektiver. Forskjellen er ikke i seg selv en feil; den må forklares ut fra hva rapporten faktisk summerer.
En teknisk gyldig fil kan fortsatt være feil for oppgaven
Skjemavalidering kan vise at filen har riktig struktur. Den beviser ikke at rett virksomhet, periode, kontokobling eller hendelsesutvalg er eksportert. Du trenger både teknisk kontroll og avstemming mot kilden.
Et praktisk minimum er å kontrollere organisasjonsidentifikasjon, start- og sluttdato, relevante summer og et utvalg sporbare poster. For regnskapsdata bør utvalget kunne følges til spesifikasjon og dokumentasjon. For kassejournalen bør det omfatte både et ordinært salg og en hendelse som ikke er ordinært salg, for eksempel en retur.
Bruk kontroll av periode i SAF-T-filen før filen sendes eller importeres.
Slik bestiller du eksporten presist
En forespørsel kan lyde:
Vi trenger SAF-T Regnskap for virksomhetens organisasjonsnummer og avtalt regnskapsperiode. Oppgi formatversjon og eventuelle begrensninger. Vi trenger også en separat oversikt over dokumentasjon og åpne poster som ikke følger med eksporten.
Dersom kassejournalen også trengs, bestill den separat med riktig tidsrom. Avtal sikker overføring og hvilke personer som har tilgang. SAF-T-filer kan inneholde opplysninger som ikke skal deles bredt.
Før gammel tilgang avsluttes
Åpne og kontroller uttrekkene mens leverandøren fortsatt kan rette feil. Avstem dem mot lagrede rapporter, dokumenter eksporttidspunktet og bevar nødvendige versjonsopplysninger. Guiden om kontroll av kassejournal ved systembytte tar for seg den delen av overgangen.
Offisielt grunnlag: Skatteetatens SAF-T-dokumentasjon og Skatteetatens publiserte skjemaer og testfiler.