SAF-T fra kassen eller regnskapet: velg riktig eksport
Kassajournal og hovedbok har forskjellige kontrollnivåer. Se hvordan riktig eksportomfang og en dokumentert bro gjør overleveringen etterprøvbar.
SAF-T Kassasystem og SAF-T Regnskap beskriver forskjellige kilder. Når begge omtales som «SAF-T», kan en bestiller be om feil eksport og først oppdage forskjellen etter at kassen eller det gamle regnskapssystemet er avsluttet. Velg leveransen ut fra det dere skal undersøke, før dere vurderer filnavn og samlet størrelse.
Skatteetaten publiserer egne beskrivelser av Cash Register og Financial på sin dokumentasjonsside. Det er kildegrunnlaget for formatskillet. Kontrollopplegget nedenfor er en selvstendig arbeidsmodell med oppdiktede tall. Det fastsetter verken kasseplikt eller at en bestemt mottaker kan importere begge formatene.
Start med spørsmålet eksporten skal svare på
En kassajournal kan forklare registrerte salg og andre aktiviteter ved kassapunktet. Hovedboken forklarer hvordan økonomiske hendelser er bokført. Et dokumentarkiv gjør fakturaer og kvitteringer tilgjengelige for lesing. Disse leveransene kan ha forbindelser, men har ulike kontrollobjekter.
Spør derfor om dere skal undersøke det enkelte kassasalget, kontrollere bokførte periodetall eller etablere lesetilgang til dokumentasjonen. «Alt fra regnskapet» er ikke et tilstrekkelig svar. Oppgaven bør også angi selskap, periode, utsalgssteder og hvordan dere får dokumentert forbindelsen mellom kasse og hovedbok.
Et dagsgrunnlag med flere nivåer
Et syntetisk utsalgssted har netto registrert salg på 25 000 kroner. Kildens journal inneholder 180 salgs- og returtransaksjoner samt andre journalaktiviteter. Dagsgrunnlaget er samlet i én hovedbokspost. Avgiftsfordeling holdes utenfor denne avgrensede prøven.
| Kontrollnivå | Grunnlag i eksemplet | Hva kan undersøkes? |
|---|---|---|
| Kassetransaksjoner | 180 registrerte salg og returer | Enkelthendelser og koblinger |
| Andre journalaktiviteter | Rapportkjøring og andre dokumenterte aktiviteter | Bruk av systemet utover salgene |
| Dagsgrunnlag | 25 000 kroner netto | Forklaring av samlet salgsbeløp |
| Hovedbok | Én post med 25 000 kroner | Bokført beløp i valgt regnskapsutvalg |
| Dokumentarkiv | Tilhørende lesbare underlag | Innhold og gjenfinning |
En fil med én hovedbokspost kan være riktig for hovedbokskontrollen. Den er samtidig utilstrekkelig dersom oppgaven var å undersøke alle 180 transaksjoner. Det er ingen feil i regnestykket; feilbestillingen ligger i valgt kontrollnivå.
Det motsatte gjelder også. En journal med alle transaksjonene beviser ikke alene at riktig samlet beløp ble bokført på riktig konto og periode. Dere trenger en dokumentert bro mellom kildenes forskjellige nivåer, ikke en antakelse om at antall rader skal være likt.
Lag en leveranseavtale med separate deler
Beskriv kassajournal, regnskapsuttrekk og vedlegg som identifiserbare deler av pakken. Noter hva som ligger i hver del, hvilken kilde som produserte den og hvilke kontrolloppgaver mottakeren faktisk skal utføre. Be om et begrenset prøveuttrekk som viser den økonomiske forbindelsen gjennom hele dagen.
Test særlig om hovedboksposten kan forklares med riktig avsluttet kassegrunnlag. Hvis flere kassapunkter summeres, må hvert punkt fortsatt kunne identifiseres. Det er mulig å få riktig total når ett punkt mangler og et annet er tatt med to ganger. En kontroll av bare 25 000 kroner vil da gi falsk trygghet.
- Tell kassapunkter og de avtalte transaksjonsgruppene hver for seg.
- Sammenhold det avsluttede salgsgrunnlaget med bokført utvalg.
- Prøv dokumentgjenfinning fra et utvalgt salg og tilbake fra hovedboksposten.
- Bevar forklaringen på opplysninger som bare finnes i gammelt arkiv.
Eksport, import og oppbevaring er forskjellige beslutninger
At et system kan produsere en Cash Register-fil, viser ikke at et nytt økonomisystem kan etablere et operativt kasseregister fra den. En Financial-import kan på sin side etablere bokførte data uten å overføre kassehistorikk, skjermbilder eller alle dokumentkoblinger. Avklar hva som faktisk skal fungere etter overleveringen.
En fil kan også være egnet for myndighetskontroll uten å være riktig grunnlag for ny daglig drift. Oppbevaringsbehov og importbehov bør derfor ha egne prøver. Ved lesetilgang til historiske dokumenter må en fremtidig kontrollrolle kunne bruke arkivet uten hjelp fra den gamle administratoren.
Ikke gjør en manuell kopi av hovedbokssummen til erstatning for manglende journal. Registrer gapet og undersøk om kilden kan levere den avtalte delen. En eventuell begrenset overtakelse må si hva som mangler, hvorfor det aksepteres for den bestemte oppgaven og hvor materialet fortsatt kan finnes.
Når kan pakken godtas?
Godta den avgrensede leveransen når hver kontrolloppgave har riktig kilde, omfanget kan forklares og broen mellom kasse og hovedbok er prøvd. Hold overleveringen åpen dersom et riktig nettobeløp er eneste bevis på full journaldekning. Dersom en nødvendig kobling ikke kan etableres, skal begrensningen være synlig før gammel tilgang avsluttes.
Bruk rapportbroen mellom X, Z og akkumulerte tellere når dere velger dagsgrunnlag. Kontroll av eksportert kassejournal gjelder selve journalmaterialet. SAF-T-perioder hjelper dere å sammenligne riktig regnskapsutvalg.
Primærkilder
- Skatteetatens dokumentasjon av SAF-T-formatene viser separate Financial- og Cash Register-leveranser.
- Generell dokumentasjon for SAF-T Cash Register, versjon 1.2 beskriver kassajournalens formål og grunnstruktur.