Bygg uavhengige kontrollsummer for SAF-T-hovedboken
Kontrollsummer er nyttige når beregningen er uavhengig, enheten er kjent og avvik ikke skjules i en samlet netto.
TotalDebit og TotalCredit i hovedbokssammenhengen gir oppgitte kontrollsummer. Beregn egne summer fra linjene og sammenlign med disse og med kilden. En kontroll som kopierer filens oppgitte total, er ikke uavhengig.
Les hvilken valuta kontrollfeltene gjelder, og velg riktig beløp fra posteringene. Ikke summer opprinnelige valutabeløp på tvers av valutaer som om de var samme enhet.
Et avvik som netto skjuler
| Grunnlag | Debet | Kredit | Netto |
|---|---|---|---|
| Kilderapport | 120 000 | 120 000 | 0 |
| Egen linjeberegning | 110 000 | 110 000 | 0 |
| Differanse | 10 000 | 10 000 | 0 |
Filen balanserer i netto, men et helt balansert bilag på 10 000 kroner kan mangle. En nullsum er derfor ikke nok til å dokumentere fullstendighet.
Del kontrollen i flere nivåer
Beregn total per fil og journal. Sammenlign deretter per konto og relevant periode. Et totalavvik kan lokaliseres raskere når dere vet at det bare gjelder én journal eller én måned.
Bevar også antall transaksjoner og linjer. Hvis summer stemmer, men antallet avviker, kan det være oppdeling, sammenslåing eller duplikater som utligner andre feil. Beløp og antall gir forskjellige signaler og bør ikke erstatte hverandre.
Bruk desimalberegning med dokumentert presisjon. En flyttallsberegning kan gi små tekniske restverdier som ikke finnes i kilden. Samtidig må reelle små beløp bevares; en generell avrunding skal ikke få manglende poster til å forsvinne.
Undersøk differansen før godkjenning
Sammenlign den avvikende journalen med kildens kontospesifikasjon. Kontroller filtre, perioder, gjentatte filer og hendelser som ble bokført etter uttrekket. Registrer om rettingen skjer i kilden, eksporten eller leseren.
Beståtte kontrollsummer viser at de valgte beregningene stemmer. De viser ikke alene at konto, avgiftsbehandling eller dokumentkobling er riktig. Kombiner dem med utvalgsprøver og kontroll av referanseintegritet.
Se antall transaksjoner og linjer og utgående saldo.
Utvid det syntetiske sumeksemplet med et duplikatbilag og et manglende bilag med samme beløp. Debet, kredit og netto kan da stemme, mens dokumentidentitetene er feil. Det begrunner en separat kontroll av unike transaksjonsnøkler ved siden av beløpssummene.
Godkjenn kontrollsummene når beregningsregelen og kildens avgrensning er dokumentert, og uavklarte differanser er synlige. Hvis et kontrollfelt mangler i en diagnostisk leveranse, skal egen sum fortsatt kunne beregnes, men beviset blir avgrenset. Oppgi hva kontrollen sammenlignes med, slik at en sum beregnet fra samme feiltolkede grunnlag ikke presenteres som en uavhengig bekreftelse.