CustomerID uten kundepost: spor feilen i SAF-T
En manglende kundepost kan hindre både motpartsidentifikasjon og forklaring av reskontrosaldo.
En kundereferanse skal tolkes i riktig objekt og register. Når en faktisk brukt CustomerID ikke kan kobles til en kundepost, må dere undersøke eksportomfang og kildeidentitet. Et likt kundenavn er ikke tilstrekkelig til å reparere en manglende nøkkel.
Start med å finne alle postene som viser til nøkkelen. Bevar journal, transaksjon, konto, dato og beløp. Undersøk deretter kunderegisteret i samme fil og selskap. Ikke hent en kundepost fra en annen fil uten å dokumentere sammenhengen.
Eksempel på en historisk kunde
En kunde er satt inaktiv etter at virksomheten sluttet å selge til den. Eksporten inneholder fortsatt en åpen faktura, men registeruttrekket tok bare aktive kunder.
| Kontroll | Observasjon | Avklaring |
|---|---|---|
| Postering | Referanse C-19 og 8 000 kroner | Bevar transaksjonsnøkkelen |
| Filens kunderegister | C-19 mangler | Ikke opprett tilfeldig kunde |
| Kildens register | C-19 er inaktiv | Vurder eksportfilteret |
| Åpne poster | Fakturaen er ubetalt | Kundegrunnlaget trengs fortsatt |
C-19 og beløpet er syntetiske testverdier. I en faktisk kontroll skal nøkkelen følges til dokumentert kildegrunnlag.
En annen mulig årsak er at kundeposten ble eksportert med en endret ID, mens historiske posteringer beholdt den gamle. Da må dere avklare om det er samme motpart og hvordan endringen ble gjort. Navnelikhet alene kan gi feil sammenslåing.
Vurder virkningen på importen
Ved en saldooverføring kan hovedbokskontoen ha riktig total, mens kundegrunnlaget ikke forklarer totalen. En importør som krever reskontrodekning, kan derfor stoppe med god grunn. Å legge differansen på en samlekunde kan skjule problemet og gjøre oppfølgingen vanskelig.
Be om korrigert eksport eller dokumentert registertillegg. Prøv filen på nytt og kontroller både kundeidentiteten og summen av kundepostene. En løst parserfeil er ikke tilstrekkelig hvis åpen saldo fortsatt mangler forklaring.
Feltets obligatoriske status og plassering må leses i den aktuelle SAF-T-utgaven. Ikke hev at alle hovedbokslinjer skal ha CustomerID; mange poster gjelder ikke en kunde.
Legg til en syntetisk navnekollisjon i prøven: to kunder med samme navn, men forskjellige kilde-ID-er. Når C-19 mangler, skal mottakeren ikke automatisk bruke den andre kunden. Testen synliggjør hvorfor en tilsynelatende hjelpsom navnematching kan flytte et ekte krav til feil motpart.
Godkjenn rettingen når registerkoblingen og den åpne posten kan kontrolleres sammen. Hvis et registertillegg kommer fra en separat kildefil, bevar filidentiteten og tidspunktet som forklarer sammenhengen. Ikke erklær hele kunderegisteret komplett bare fordi den ene manglende nøkkelen er rettet; undersøk om samme eksportfilter også har utelatt andre historiske kunder.