SupplierID uten leverandørpost: kontroller eksporten
En leverandørnøkkel må kunne forklares fra riktig register før åpne poster overtas eller følges opp.
En leverandørpost knytter regnskapsopplysninger til en identifiserbar motpart. Hvis en brukt SupplierID mangler i filens register, kan hovedbokstotalen fortsatt stemme samtidig som detaljene ikke kan brukes. Kontroller både registerkoblingen og saldoens forklaring.
Lag en liste over alle referanser til den manglende nøkkelen. Undersøk om avviket gjelder én faktura, flere år eller en hel leverandørgruppe. Omfanget hjelper dere med å skille et filterproblem fra en mer generell endring av identiteter.
Eksempel med en restsaldo
| Grunnlag | Verdi i eksemplet | Betydning |
|---|---|---|
| Leverandørkontrollkonto | Kreditsaldo 15 000 | Samlet gjeld |
| Forklarte leverandørposter | Kreditsaldo 12 000 | Poster med kjent motpart |
| Post med S-44 | Kreditsaldo 3 000 | Registerpost mangler |
| Sum | 15 000 | Totalen balanserer, detaljen er ufullstendig |
At totalen stemmer, løser ikke motpartsavviket. Betaling eller oppfølging av de 3 000 kronene trenger riktig leverandørgrunnlag.
Kontroller kildens leverandør-ID, juridiske identitet og eventuell historisk endring. En leverandør kan være deaktivert, fusjonert eller eksportert med en annen nøkkel. Bevar hvilken motpart den opprinnelige fakturaen faktisk gjelder; en fusjon skal ikke uten videre omskrive historiske dokumenter.
En retting skal være dokumentert
Be om korrigert eksport eller et avgrenset og dokumentert registergrunnlag. Dersom to kildenøkler skal kobles til samme mottakerleverandør, begrunn sammenslåingen og kontroller åpne poster før og etter.
Bankkonto er ikke en universell leverandørnøkkel. Flere motparter kan bruke en betalingsformidler eller ha endrede kontoopplysninger. Et automatisk treff på bankkonto eller navn skal derfor vurderes mot den faktiske identiteten.
Et manglende SupplierID-felt er heller ikke alltid en feil; ikke alle hovedboksposter gjelder leverandør. Denne kontrollen gjelder referanser som faktisk brukes og registergrunnlag som er nødvendig for den avtalte behandlingen.
Prøv også et syntetisk tilfelle der to leverandører har samme visningsnavn, men forskjellige juridiske identiteter. Den manglende nøkkelen S-44 skal ikke få en vilkårlig av disse som erstatning. En teknisk match bør gi et forslag til vurdering, ikke automatisk betalingsgrunnlag.
Godkjenn detaljovertakelsen når hver åpen post har dokumentert motpart og kontrollkontoen fortsatt stemmer. Hvis en fusjon eller annen endring forklarer ny identitet, bevar koblingen til den opprinnelige dokumentasjonen. En importbeslutning kan omfatte dagens oppfølgingspart uten å omskrive hvilken leverandør som utstedte det historiske dokumentet. Disse to opplysningene bør ikke blandes.
Kilder
Se leverandørreskontro ved mapping og historisk motpart ved fusjon.