Hvorfor nullsaldo ikke betyr at kontoen er uten aktivitet
En konto kan ha store bevegelser og samtidig slutte på null. Sluttsaldo alene viser ikke regnskapsaktiviteten.
En konto med null i utgående saldo kan være helt uten bevegelser, eller ha omfattende aktivitet som utligner seg. Sluttsaldoen kan derfor ikke brukes som eneste filter for hva som er relevant i et regnskapsarkiv.
Kontroller inngående saldo, periodens debet og kredit samt antall posteringer. Skill også mellom en konto uten aktivitet og en konto med bevegelser som er reversert eller utlignet.
Tre kontoer som alle slutter på null
| Tilfelle | Inngående | Debet | Kredit | Utgående | Betydning |
|---|---|---|---|---|---|
| A | 0 | 0 | 0 | 0 | Ingen aktivitet i utvalget |
| B | 0 | 50 000 | 50 000 | 0 | Aktivitet som utligner seg |
| C | 20 000 | 0 | 20 000 | 0 | Tidligere saldo er gjort opp |
En eksport som bare beholder kontoer med ikke-null sluttsaldo, vil miste forskjellen mellom A, B og C. Det kan være uegnet når formålet er kontroll av periodens bokføring.
Vurder eksportformålet før filtrering
En avgrenset saldoimport trenger ikke nødvendigvis å opprette alle kontoer som bare har historisk nullsaldo. Det er likevel en annen leveranse enn et arkiv over regnskapsaktiviteten. Bevar omfanget i datakontrakten og sørg for at kildehistorikken fortsatt kan gjenfinnes.
For B bør dere prøve et bilag på debetsiden og et på kreditsiden. For C bør dere kunne forklare hvilken betaling eller korreksjon som gjorde opp den inngående saldoen. En nullsum uten dokumentkoblinger gir ikke et komplett kontrollspor.
Se etter uønsket nettoberegning
En leser kan summere til null og deretter droppe kontoen før den lager aktivitetsrapport. Da forsvinner informasjon som senere trengs for å forklare en transaksjon. Bevar råbevegelsene i kontrollgrunnlaget selv om sluttbalansen er null.
Små ikke-null beløp skal heller ikke automatisk behandles som null. Undersøk om de er reelle saldoer eller dokumentert avrunding. Filtergrenser må være tilpasset formålet og må ikke skjule uavklarte poster.
Bruk de tre syntetiske kontotypene som en negativ filterprøve. Et aktivitetsarkiv skal bevare de relevante bevegelsene for B og C etter avtalt omfang, selv om sluttbalansen er null. En ren saldoimport kan ha en annen profil, men dette valget må være kjent og dokumentert.
Godkjenn filtreringen når dere kan forklare hvilke kontoer og poster som ble holdt utenfor, og hvorfor. Registrer både antall utelatte kontoer og deres aktivitet der dette trengs for kontrollen. Et filter med navnet «fjern tomme kontoer» bør ikke brukes før dere har avklart om «tom» betyr nullsaldo, ingen bevegelser eller manglende registerinnhold.