Bruk SystemID til å koble eksporterte dokumenter
SystemID kan hjelpe med dokumentkobling, men feltet er ikke en garanti for at originalvedlegg følger med.
SAF-T-skjemaet beskriver SystemID som en systemgenerert identitet for et regnskapsdokument i den aktuelle strukturen. Feltet kan være nyttig når en separat dokumenteksport skal kobles til hovedboken. Koblingen må bekreftes mot kildens faktiske identiteter.
Ikke anta at SystemID er det samme som fakturanummer, visningsnummer eller vedleggs-ID. Ett regnskapsdokument kan ha flere vedlegg, og samme fil kan underbygge flere poster.
Et verifisert koblingseksempel
| Grunnlag | Identitet i prøven | Kontroll |
|---|---|---|
| SAF-T-transaksjon | SystemID V-817 | Sammenlignes med kildeobjektet |
| Kildens bilag | V-817 | Dokumentlisten hentes fra riktig objekt |
| Dokumentfil | D-22.pdf | Filen kan åpnes og sjekksummen registreres |
| Manifest | Fil, journal, transaksjon og dokument | Koblingen kan gjenfinnes uten originalsystemet |
Identitetene er syntetiske. Et virkelig SystemID skal ikke tolkes etter dette mønsteret uten kildebekreftelse.
Undersøk manglende og tvetydige tilfeller
SystemID kan være fraværende eller ha et avgrenset unikhetsområde. Dersom kilden har dokumentkoblinger som ikke kan matches sikkert, registrer dem som uavklart i eksportens fullstendighetsoversikt. Ikke koble vedlegg bare fordi beløp og dato ligner.
Ved identiske dokumentbytes kan én bevart fil ha flere dokument- eller transaksjonskoblinger. Deduplicering skal ikke slette relasjonene. Bevar også originalens identitet og kildehenvisning dersom filnavnet endres for arkivbruk.
Prøv kontrollsporet i begge retninger
Velg en transaksjon og finn alle dokumentene som underbygger den. Velg deretter en dokumentfil og finn transaksjonene den gjelder. Prøv et bilag med flere vedlegg og en fil som er brukt flere steder.
SAF-T Regnskap er ikke i seg selv et komplett vedleggsarkiv. Filens systemidentitet kan hjelpe med en separat eksport, men dokumentinnhold, tilgang og fullstendighet må kontrolleres som egne leveranser.
Ved systembytte bør dokumentpakken inngå i akseptansekriteriene hvis virksomheten trenger den. En vellykket saldoimport viser ikke at vedleggene ble overført.
Godkjenn dokumentkoblingen med en syntetisk prøve der ett bilag har to vedlegg og ett vedlegg brukes av to bilag. Kontrollregisteret skal bevare begge relasjonene, selv om dokumentbytes bare lagres én gang. Et antall unike filer kan derfor være lavere enn antall dokumentkoblinger uten at noe mangler.
Akseptansen bør vise både hvilke koblinger som er bekreftet og hvilke som fortsatt er uavklart. En fil som kan åpnes, er ikke nok dersom den hører til feil transaksjon. Bruk kildeobjektets dokumentliste eller annen dokumentert bekreftelse, og bevar kontrollgrunnlaget slik at koblingen kan gjenprøves etter at originalsystemet er avsluttet.
Kilder
Se vedlegg ved migrering og sammensatte bilagsnøkler.
Les også Digitalt bilagsarkiv: test at vedleggene faktisk kan hentes ut.
Les også Avslutte en regnskapsavtale: prøv datautleveringen før siste dag.