Avstem utgående saldo mot SAF-T-posteringer
En beregnet saldo gir en uavhengig kontroll av om registerbalansen og hovedboken beskriver samme periode.
Utgående saldo skal kunne forklares fra periodens utgangspunkt og bevegelser. Bruk samme selskap, periode, valuta og fortegnsmodell i alle ledd. En sammenligning per konto oppdager feil som en samlet nullsum kan skjule.
For en kontrollmodell med debet minus kredit blir regnestykket: netto inngående saldo pluss periodens debet minus periodens kredit gir beregnet netto utgående saldo. Sammenlign dette med filens oppgitte debet- og kreditbalanse.
Eksempel med et avvik som må spores
| Konto i prøveuttrekket | Inngående | Debet | Kredit | Beregnet utgående | Oppgitt utgående |
|---|---|---|---|---|---|
| Bank | 50 000 | 18 000 | 12 000 | 56 000 | 56 000 |
| Kundefordringer | 30 000 | 10 000 | 8 000 | 32 000 | 31 000 |
Avviket på kundekontoen er 1 000 kroner. Det kan skyldes feil periode, en manglende post eller en endring i kilden etter at registerbalansen ble hentet. Tabellen viser hvor dere skal lete; den avgjør ikke årsaken.
Søk etter forklaring i en bestemt rekkefølge
Kontroller først datoavgrensningen. Deretter undersøkes om alle journaler og transaksjoner inngår, og om debet/kredit er konvertert riktig. Sammenlign til slutt med kildens kontospesifikasjon for å se hvilke bevegelser som forklarer differansen.
Hvis differansen finnes på to kontoer med motsatt fortegn, kan en feil kontokobling være årsaken. Totalen kan fortsatt balansere. En oppgitt sluttsaldo som bare er summert fra samme feiltolkede data som kontrollen, er heller ikke en uavhengig bekreftelse.
Reskontrodetaljer trenger egen avstemming. En riktig hovedbokssaldo beviser ikke at fakturaer, betalinger og motparter er korrekt koblet. Bevar derfor både kontokontrollen og kontrollen av detaljene.
Ikke løs et avvik med et uforklart justeringsbilag
Et nytt bilag kan få mottakeren til å balansere, men skjule en manglende eller dobbel post. Avklar først avvikets årsak og riktig regnskapsmessig behandling. Hvis en korrigering er nødvendig, skal dokumentasjonen vise hvorfor.
I det syntetiske kontoeksemplet kan dere legge til en motsatt differanse på en annen konto. Da kan samlet saldo være riktig selv om kundefordringene fortsatt er feil. Denne prøven begrunner hvorfor kontrollrapporten må vise kontoavvik enkeltvis og ikke bare en samlet grønn status.
Godkjenn sluttsaldoen når hver relevant konto har forklart forbindelse mellom åpning, bevegelser og oppgitt avslutning. Dersom enkelte kontoer er slått sammen i mottakeren, bevar en mappingrapport som forklarer summen. En slik rapport skal vise både kildebeløp og målbeløp, så et manglende kontoavsnitt ikke kan skjules av en feilaktig dobbeltkobling.
Kilder
Se inngående saldo og antall poster.