Avstem gavekortregister mot regnskap ved systembytte

Et gavekort kan bli brukt flere ganger før saldoen er null. Ved systembytte må saldo og hendelseshistorikk henge sammen. Gavekortets identitet er ikke det samme som kvitteringen for salget eller innløsningen.

Syntetisk saldokontroll

Et oppdiktet gavekort G3 blir utstedt med 1 000 kroner. Testen viser bare saldo, uten å fastsette regnskaps- eller avgiftsbehandling.

Den nye løsningen skal starte med 400 kroner, ikke 1 000. Importeres åpningssaldoen som en ny utstedelse på toppen av gammel saldo, kan kortet få feil disponibelt beløp.

Skill saldo og økonomisk klassifisering

Skatteetatens merverdiavgiftshåndbok omtaler kuponger og gavekort. Behandlingen må avklares etter gavekortets faktiske vilkår. Denne veiledningen avgjør ikke når avgift eller inntekt skal registreres.

Bevar kortidentitet, utstedelsesreferanse, brukshendelser og saldoens skjæringstidspunkt. Et kort kan være utstedt før migreringen og brukt etterpå. Avtal derfor hvordan hendelser rundt overgangen blir registrert én gang og i riktig system.

Skil ugyldig kort, utløpt kort, sperret kort og kort med nullsaldo. Disse tilstandene har ulike årsaker. Utløpsbehandling må ikke gjøres ved at integrasjonen setter saldoen til null uten dokumentert grunnlag og godkjenning.

Prøver før registeret godkjennes

1. Delvis brukt gavekort med kjent restsaldo.
2. Gavekort brukt nøyaktig ved overgangstidspunktet.
3. Refusjon eller reversering av en tidligere bruk.
4. To kort med samme visningsnavn, men forskjellig identitet.
5. Gjentatt import av samme åpningssaldo.

Godkjenn overføringen når antall kort, saldo per kort og samlet saldo stemmer med godkjent kilderegister. En samlet sum kan skjule at saldoen er flyttet mellom to kort. Kontroller dessuten at migreringen ikke utløser ny kvittering eller annen økonomisk hendelse uten avtalt grunn.

Ved vurdering av ReAI bør gavekortgrunnlagets dokumentasjon og den ønskede regnskapsflyten beskrives konkret. Veiledningen lover ingen gavekortregisterfunksjon eller ferdig salongintegrasjon.

Prøv også et kort som har vært sperret før systembyttet. En korrekt saldo på fire hundre kroner er ikke alene riktig åpningsgrunnlag hvis kortet samtidig skal være utilgjengelig. Saldo og kontrollert bruksstatus må migreres som forskjellige egenskaper.

Bevar en avviksliste for kort med ukjent historikk, slik at de ikke automatisk får full opprinnelig verdi. Se butikkreturer og idempotens.