Hvorfor blir ordrer til samme kunde flere fakturaer?

Flere ordrer til samme kunde kan være riktige hver for seg og likevel ikke passe på ett salgsdokument. Kontroller hele faktureringsutvalget før du forventer én samlefaktura. Valuta, betalingsvilkår, referanser og leveringsopplysninger kan kreve forskjellige dokumentgrupper.

Dette er en datakontroll for samme juridiske selgers ordresett. Den vurderer ikke lovligheten av at forskjellige selskaper står som selgere på én faktura. Et økonomisystem kan ha egne grupperingskriterier; virksomheten må både kjenne dem og kontrollere dem mot de faktiske avtalene.

Kunden er bare én del av sammenligningen

Begynn med juridisk kjøper, ikke bare kundenavn eller kontaktperson. Sammenlign deretter opplysninger som gjelder dokumentet som helhet. Dersom to ordrer har forskjellig valuta eller forfallsgrunnlag, trenger forskjellen en forklaring før de samles.

Kundens innkjøpsordrenummer kan også ha betydning. En faktura med ett hodefelt kan ikke automatisk representere to forskjellige bestillingsreferanser. Noen oppsett bevarer referanser på linjenivå, andre krever at hele dokumentet har samme verdi. Avklar faktisk mottaker- og systemstøtte før dere bestemmer hva som kan samles.

Referanse til kjøper og bestilling forklarer hvorfor en kontaktreferanse ikke er samme opplysning som kundens ordre. En tom verdi og en forskjellig verdi skal heller ikke uten videre behandles som like.

Seks ordrer gir fire grupper

Den syntetiske modellen nedenfor krever lik kjøper, valuta, innkjøpsreferanse og forfallsdager innen hver gruppe. Andre dokumentdetaljer er like. Beløpene er eksempeldata uten avgift, og regelen er en valgt testmodell, ikke en universell lovregel.

Kontrollen forventer fire dokumentgrupper. NOK-gruppene gir samlet 5 900 NOK, mens den siste gruppen har 100 EUR. En sum på 6 000 uten valuta er ikke et meningsfullt økonomisk kontrollbeløp.

Hvis C og D presses inn i G-1 ved å erstatte PO-2 med PO-1, blir gruppen enklere, men dokumentgrunnlaget feil. Hvis E får fjorten dager bare for å passe, er den opprinnelige betalingsavtalen endret. Færre dokumenter er derfor ikke et mål som kan overstyre korrekte opplysninger.

Alle ordrer skal finnes én gang

En gruppedialog eller arbeidsliste bør vise hvilke ordre som inngår, ikke bare totalsummen. Kontroller at ingen forventet ordre mangler, og at ingen forekommer i to grupper. Dokumenter eventuelle ordrer som ikke kan faktureres nå.

En ordre kan allerede være ferdig fakturert, håndtert av en betalingsløsning eller mangle innhold som skal faktureres. At den vises i en åpen driftsoversikt, er ikke bevis på et nytt fakturerbart krav. Undersøk statusens betydning i kilden. Ved delvis fakturering må den gjenværende delen kunne forklares.

Ordrelinjens livsløp støtter linjekontrollen. Ordrelinjereferanse på EHF hjelper når mottakerens bestillingskontroll skjer etter utstedelse.

Forhåndsvisning og utstedelse er forskjellige handlinger

Før bekreftelse må ansvarlig vite om handlingen lager et utkast eller oppretter og sender endelige fakturaer. En dialog som viser gruppene kan gi en god siste kontroll, men bare når brukeren forstår hvilken dokumentvirkning bekreftelsen får.

Ved en feil i grupperingen bør dere undersøke grunnlaget før utstedelse. Rett en faktisk feil referanse med dokumentert grunnlag. Ikke omskriv korrekte detaljer for å omgå systemets begrensning. Dersom ønsket dokumentstruktur ikke støttes, må faktureringsprosessen avklares på en annen måte.

Etter utstedelse kan dokumentfeil kreve kreditnota og ny faktura etter den aktuelle situasjonen. Det opprinnelige salgsdokumentet skal ikke stille endres for å få ordrene til å se samlet ut i ettertid. Altinns bilagsveiledning forklarer hvorfor dokumentasjon og korrigering trenger et spor.

Prøv også grensetilfellene

Legg til en ordre med negativ total, en med manglende kundereferanse og en som allerede er fakturert. Avtal hva som skal skje med hver før dere vurderer prøvekjøringen. En negativ ordre er ikke automatisk riktig å slå sammen med et positivt salg; dokumentrollen må være avklart.

Prisgrunnlaget i historiske ordrer må fortsatt kunne gjenfinnes. Samlefakturering endrer dokumentorganiseringen, ikke nødvendigvis det som var avtalt om hver leveranse.

Kilder og kontrollgrense

• Altinn om faktura og salgsdokumentasjon beskriver krav til dokumentinnhold.
• Altinn om bilagsdokumentasjon beskriver korrekt dokumentasjon og sporbar retting.

Grupperingstabellen er en original kontrollmodell. Den bekrefter ingen bestemt automatisk valutabehandling eller at alle økonomisystemer bruker samme kompatibilitetsregler.