SkatteFUNN-prosjektregnskap: timer, timesats og revisorspor
Skill registrerte timer, dokumenterte kostnader og fradragsgrunnlag. Følg et eksempel fra timeliste til en kontrollpakke revisor kan etterprøve.
Prosjektregnskapet for SkatteFUNN må vise de faktiske kostnadene knyttet til det godkjente FoU-prosjektet. En prosjektkode på et bilag er starten på et kontrollspor, men forklarer ikke alene hvorfor kostnaden hører til prosjektet.
Denne veiledningen viser hvordan du bygger sammen timelister, lønnsgrunnlag og bilag. Eksemplene er konstruert av Bedre Standard og gjelder datakontroll før revisorattestasjon. Reglene og satsene nedenfor er kontrollert mot Forskningsrådets veiledning 25. oktober 2026.
Hva må dokumenteres i timelistene?
For hver arbeidsdag skal timelisten vise personen, antall FoU-timer og delmålet eller arbeidspakken. Både den som utfører arbeidet og prosjektansvarlig skal signere minst hvert kvartal. Registrer derfor timer fra arbeidet starter, også mens søknaden behandles. En årsvis rekonstruksjon fra kalenderen er et svakt utgangspunkt for å forklare hva som faktisk ble gjort.
Legg til en stabil personreferanse og arbeidspakke-ID i eksporten. Det gjør at en senere navneendring eller nytt ansattnummer ikke bryter koblingen til lønnsgrunnlaget. Ha separate felt for arbeidsdato og signeringstidspunkt; en signatur i oktober endrer ikke datoen arbeidet ble utført.
Timesats for egne ansatte
Forskningsrådets gjeldende veiledning beskriver inntil 1,2 promille av avtalt og reell årslønn, med maksimalt 700 kroner per time og 1 850 timer per person per år. Deltidslønn må vurderes mot heltidsgrunnlaget slik den offisielle veiledningen viser. Ulønnet innsats gir ikke lønnskostnad i grunnlaget.
Skill mellom tre størrelser i datamodellen:
| Felt | Hva feltet betyr | Eksempel nedenfor |
|---|---|---|
| Årslønnsgrunnlag | Dokumentert avtalt og reell årslønn | 540 000 kr |
| Beregnet timesats | Årslønnsgrunnlag × 0,0012, begrenset av taket | 648 kr |
| Dokumenterte prosjekttimer | Timer med riktig aktivitet og underlag | 100 timer |
En intern kostpris som inkluderer egne påslag skal ikke automatisk kopieres til SkatteFUNN-timesatsen. Bevar beregningsgrunnlag og regelutgave sammen med satsen. Da kan revisor se hvorfor to medarbeidere fikk forskjellige timesatser.
Et regneeksempel med ett avvik
I et oppdiktet foretak arbeider en fulltidsansatt med 540 000 kroner i årslønn på arbeidspakke AP2. Eksporten inneholder 112 timer. Tolv timer mangler tilstrekkelig aktivitetsbeskrivelse og settes til avklaring. En kjøpt FoU-tjeneste på 18 000 kroner har faktura og dokumentert prosjektkobling.
| Komponent | Beregning | Kontrollert underlag | Til avklaring |
|---|---|---|---|
| Ansatte timer | 100 × 648 | 64 800 kr | 0 kr |
| Timer uten tilstrekkelig beskrivelse | 12 × 648 | 0 kr | 7 776 kr |
| Kjøpt tjeneste | Faktisk kostnad | 18 000 kr | 0 kr |
| Sum i kontrollpakken | 82 800 kr | 7 776 kr |
Det ukontrollerte uttrekket viste 90 576 kroner. Avviket på 7 776 skal forklares, ikke fjernes fra originalfilen. Om timene senere dokumenteres og kvalifiserer, kan en ny kontrollutgave inkludere dem med referanse til avklaringen.
Med 19 prosent som illustrert fradragssats gir 82 800 × 0,19 = 15 732 kroner før vurdering av øvrige vilkår, rammer og offentlig støtte. Eksemplet er ingen ferdig fastsettelse av et skattekrav. De økonomiske rammene og samspillet med annen støtte må kontrolleres særskilt.
Avstem prosjektet uten å telle samme kostnad to ganger
Bruk en kostnads-ID som kan følges fra timelinje eller bilag til prosjektregnskapets sum. Dersom lønn både inngår i en personberegning og i en intern samlepost, må du se om det er den samme kostnaden. En felles prosjektkode avslører ikke dobbeltelling.
Prøv disse kontrollene på en kopi av dataene:
- Legg inn samme faktura-ID to ganger. Kontrollsummen skal vise duplikatet.
- Flytt én timelinje til en annen arbeidspakke. Prosjekttotalen kan være lik, men fordelingen skal endres synlig.
- Fjern én dokumentreferanse. Posten skal få en konkret avviksårsak.
- Sammenlign registrerte timer per person med lønnsgrunnlaget og den aktuelle timebegrensningen.
Prosjektidentitet mellom timer, kjøp og faktura viser hvorfor koblingene må avstemmes per prosjekt, også når selskapets totalsum stemmer.
Hva skal kontrollpakken til revisor inneholde?
Alle som krever SkatteFUNN-fradrag må ha revisorattestasjon, også foretak som ellers ikke har revisjonsplikt. Lag en dokumentliste tidlig og avklar med revisor hvilket format som kan brukes. En mappe med filer uten forbindelser mellom dem gjør kontrollen unødvendig vanskelig.
| Del av pakken | Hva mottakeren skal kunne følge |
|---|---|
| Godkjenning | Organisasjonsnummer, prosjekt, periode og arbeidspakker |
| Personalkostnad | Timelinje → signering → lønnsgrunnlag → beregnet sats |
| Kjøpte tjenester | Fakturalinje → dokumentert leveranse → prosjektaktivitet |
| Avstemming | Prosjektkostnad → kildepost i regnskap eller lønnsgrunnlag |
| Avvik og annen støtte | Hvilke poster som er uavklart, og hvordan støtten er behandlet |
| Endringslogg | Filutgave, beregningsdato og ansvarlig for avklaringen |
Arbeidsarket er en lokal tekstmal. Det inneholder ingen persondata og sender ingenting. Bruk sikre personreferanser i oversikter som deles bredt, og legg lønnsdokumentasjonen i et tilgangsstyrt arkiv. Avgrenset grunnlag til ekstern kontroll hjelper med selve overleveringen.
Hold 2026-reglene adskilt fra forslag for 2027
Forskningsrådet publiserte 16. oktober 2026 en omtale av foreslåtte, ikke endelig vedtatte, endringer fra 2027. Blant forslagene er endret betydning av godkjenningstidspunktet. Ikke bygg om 2026-grunnlaget som om disse forslagene allerede gjelder. Lagre regelåret sammen med beregningen og kontroller endelig vedtak før neste års rutiner fastsettes.