Skattekort: bevar grunnlaget som faktisk ble brukt
Skattekortgrunnlaget i en lønnskjøring må kunne knyttes til det skattekortet og de opplysningene som faktisk ble brukt.
Skattekortgrunnlaget i en lønnskjøring må kunne knyttes til det skattekortet og de opplysningene som faktisk ble brukt. En visning av dagens skattekort forklarer ikke nødvendigvis et tidligere forskuddstrekk. Når grunnlaget endres, må historikken vise hentet informasjon, tidspunkt og hvilken kjøring informasjonen ble anvendt i.
Regelgrunnlaget kan kontrolleres i Skatteetatens veiledning om skattekort for ansatte, Skatteetatens veiledning om riktig forskuddstrekk.
Skill varsling, henting og anvendelse
Skatteetaten beskriver elektronisk henting av skattekort og varsling når endringer er klare til å hentes. Et varsel er ikke det samme som et vellykket hentet grunnlag, og henting viser ikke alene hvilken lønnskjøring som bruker opplysningene. Disse hendelsene bør derfor ha separate referanser i en intern dokumentasjonsmodell.
Registrer inntektsår og korttype på en måte som ikke blander ordinært skattekort, frikort og kildeskatt. Bevar kilden til opplysningen framfor å kopiere bare et enkelt prosentfelt. Hvilket trekk som er riktig i den enkelte situasjonen, må vurderes etter gjeldende regler; modellen her forklarer hvordan vurderingsgrunnlaget kan etterprøves.
Syntetisk hendelsesrekke rundt en lønnskjøring
Et testeksempel bruker oppdiktede grunnlagsreferanser. Det inneholder ingen personnummer eller reelle skatteverdier. Kjøring K-17 er ferdigstilt før en ny henting lykkes.
| Hendelse | Tidspunkt i testen | Referanse |
|---|---|---|
| Første henting | 3. oktober klokken 09.00 | G-01 |
| Ferdigstilt kjøring | 10. oktober klokken 11.00 | K-17 bruker G-01 |
| Endringsvarsel | 10. oktober klokken 12.00 | Varsel V-02 |
| Ny henting | 10. oktober klokken 12.30 | G-02 |
Hvis kontrollrapporten viser G-02 som grunnlag for K-17 bare fordi G-02 er nyest, har eksporten skrevet om historikken. Den historiske kjøringen brukte i testen G-01. Dette er ikke en vurdering av om et trekk skal rettes; det viser hvilken opplysning som trengs før ansvarlig kan vurdere en eventuell retting.
En retting skal kunne ses som retting
Dersom en kjøring korrigeres, må sammenhengen mellom opprinnelig kjøring, nytt grunnlag og korrigert resultat bevares. Et nytt skattekortfelt i personregisteret skal ikke uten spor gjøre tidligere resultater til nye beregninger. Vis hva som endret seg, hvem som godkjente behandlingen og hvilken periode eller utbetaling korreksjonen gjelder.
Tilgang til skattekortopplysninger må begrenses til relevante roller. En generell prosjektlogg trenger normalt en referanse og status, ikke alle personlige skatteopplysninger. Syntetiske prøver kan kontrollere hendelsesrekkefølge og versjonskobling uten å spre virkelige persondata. Oppbevar det nødvendige historiske materialet etter gjeldende regler og virksomhetens avklarte ansvar.
En godkjent kontroll viser at hentingsresultatet er identifisert, at kjøringen peker på det brukte grunnlaget og at eventuelle feil eller endringer er håndtert separat. Stopp dersom et endringsvarsel blir registrert som en vellykket henting uten resultat, eller dersom en historisk rapport bare viser dagens verdi. Da mangler dokumentasjonen som skal forklare den tidligere behandlingen.
Hentingsforsøk som feiler, bør kunne ses uten å bli registrert som en ny gyldig versjon. Hvis det ikke kommer et nytt resultat, trenger kontrollen en tydelig feilstatus og kjent oppfølging. Ellers kan en bruker tro at en nyere tidspunktregistrering er bevis på oppdaterte kortopplysninger, selv om kjøringen fortsatt har det tidligere grunnlaget tilgjengelig.
Videre kontroll
- Les Historisk regelgrunnlag for å bevare riktig års grunnlag i senere kontroll.
- Les Persondata i kontrollspor for å begrense personopplysninger i generelle logger.
Riktig skattekort sikrer ikke at kontantytelsen dekker beregnet trekk. Se naturalytelse ved manglende kontantlønn.