Bevar hvem som utførte en regnskapsendring
Skill menneskelig bruker, teknisk tjeneste og ansvarlig rolle i sporet etter økonomiendringer.
Opplysningen om hvem som utførte en endring må være forståelig også etter at brukerens tilgang er avsluttet. Et visningsnavn alene er ikke en stabil aktøridentitet. Navn kan endres, være like eller bli erstattet av «slettet bruker».
Kartlegg hvordan systemet registrerer mennesker, integrasjoner og administratorhandlinger. Bevar en stabil intern aktørnøkkel og relevant rolle ved hendelsen. Unngå å kopiere unødvendige private opplysninger til loggen.
Utførende og beslutningstaker kan være forskjellige
Syntetisk eksempel:
| Hendelse | Utførende aktør | Grunnlag for handling |
|---|---|---|
| Kontomapping endres | Bruker U-17 | Avklart beslutning M-4 |
| Import kjører | Tjeneste T-2 | Godkjent kjøring I-8 |
| Avvik godkjennes | Bruker U-25 | Kontrollrapport A-6 |
Tjeneste T-2 kan utføre importen uten å ha tatt den faglige beslutningen. Sporet bør derfor kunne knytte teknisk hendelse til godkjent grunnlag og ansvarlig rolle.
Hvis en felles konto brukes av flere personer, er hendelsesloggen mindre presis. Det må ikke gjøres om til en antatt personidentitet etterpå. Bevar begrensningen og forbedre arbeidsrutinen for senere handlinger.
Prøv historikken etter tilgangsendring
Velg en handling fra en bruker som ikke lenger har aktiv tilgang. Kontroller om loggen fortsatt viser stabil nøkkel, tidspunkt og hendelse. Undersøk om gammel rolle kan forklares, i stedet for bare brukerens nåværende rolle.
En aktørnøkkel bør ikke gjenbrukes for en ny person. Ved navneendring eller nytt team må gammel hendelse fortsatt være knyttet til samme opprinnelige identitet.
- Registrer tjeneste og menneske som forskjellige aktørtyper.
- Koble kjøring til bestilling eller godkjenning der det er relevant.
- Bevar historisk rolle uten å anta dagens fullmakter.
- Kontroller at eksporten ikke mister aktørinformasjonen.
Godkjenn når den utførende kan identifiseres på nødvendig detaljnivå, og ansvarskjeden er forklart. Stopp hvis loggen bare viser en delt konto som om den beviste hvilken person som handlet.
Dette er en kontrollmetode for etterprøvbarhet. Den innebærer ikke at alle personopplysninger skal lagres ubegrenset. Vurder nødvendig innhold, formål, tilgang og oppbevaring sammen med regnskaps- og personvernkrav.
En registrert aktør viser heller ikke alene at endringen var rettmessig. Sammenlign handlingen med faktisk rettighet og dokumentert beslutningsgrunnlag.
En ekstern bruker kan handle på vegne av en virksomhet eller etter en dokumentert bestilling. Bevar denne konteksten der den er nødvendig for ansvarskjeden. Det er fortsatt den utførende identiteten som skal fremgå av hendelsen. Ikke erstatt den med navnet på den som bestilte arbeidet. En tydelig kobling mellom bestilling, godkjenning og utførelse gjør det mulig å undersøke uventede endringer uten å anta at disse rollene var samme person.
Se før- og etterverdier og avstemmer og kontrollør.