Dokumenter hvem som utarbeidet og kontrollerte avstemmingen
Dokumenter hvem som laget avstemmingen, hvem som kontrollerte den og hvilket grunnlag vurderingen gjaldt.
En avstemming inneholder både beregning og vurdering av forskjeller. Det bør fremgå hvem som utarbeidet den, og hvilken kontroll som faktisk ble gjort. En signatur uten kobling til avstemmingsgrunnlaget er vanskelig å bruke senere.
Definer rollene etter virksomhetens størrelse og risiko. Utarbeiding og kontroll kan være forskjellige oppgaver selv om samme person utfører dem i en liten virksomhet. Ikke beskriv en uavhengig kontroll dersom den ikke fant sted.
Et avvik som trenger vurdering
Syntetisk eksempel i kroner:
| Kontrollfelt | Verdi eller handling |
|---|---|
| Hovedbok | 64 000 |
| Underlag | 63 500 |
| Differanse | 500 |
| Utarbeider | Rolle U, identifiserte forskjellen |
| Kontrollør | Rolle K, vurderte forklaring og dokumentasjon |
Hvis de 500 gjelder en ubehandlet hendelse, må vurderingen vise videre behandling. En kontrollør skal ikke bare godta et nytt tall som er satt lik hovedboken uten forklaring.
Knytt vurderingen til riktig versjon
Bevar avstemmings-ID, selskap, periode, rapportgrunnlag og tidspunkt. Hvis filen endres etter kontroll, må kontrollstatusen avklares. En gammel godkjenning skal ikke automatisk følge en senere endret beregning.
Dokumenter hva kontrolløren undersøkte. Det kan være totalsummer, et risikobasert dokumentutvalg eller bestemte differanser. Beskriv om kontrollen hadde full eller begrenset dekning.
- Registrer hvem som hentet og bearbeidet grunnlaget.
- Bevar beregningen og identifiserte differanser.
- Dokumenter kontrollens omfang og konklusjon.
- Knytt oppfølgingsoppgaver til ansvarlig rolle.
Godkjenn når det er tydelig hvilket arbeid som er utført og av hvem. Stopp hvis statusen «kontrollert» mangler grunnlag, eller hvis kontrollen gjelder en annen versjon enn den som brukes ved stenging.
Ved samarbeid mellom virksomhet og regnskapsfører bør det avtales hvem som leverer bankgrunnlag, forklarer åpne poster og vurderer retting. En oppgave som faller mellom partene, blir ikke løst fordi begge har tilgang til samme regneark.
Aktørinformasjon må være stabil også etter personalendringer. Bruk nødvendige interne identifikatorer og relevant rolle fremfor private opplysninger som ikke trengs i kontrollsporet.
Dette er en arbeidsmetode, ikke et universelt lovkrav om to personer på enhver avstemming. Faktisk organisering og relevante kontrollkrav må vurderes konkret.
Kontroller en avstemming som er utarbeidet av én person og korrigert av en annen. Det bør fremgå hvilken del hver rolle utførte. En senere signatur skal ikke automatisk gi inntrykk av at hele beregningen ble etterprøvd. Bevar avgrensningen og referansen til brukt underlag. Dette er særlig nyttig ved overtakelse mellom regnskapsførere eller etter personalendringer, når noen må forstå tidligere kontrollarbeid uten tilgang til muntlig forklaring fra opprinnelig avstemmer.
Se aktøridentitet og kontroll før periodestenging.