Test kontrollsporet fra dokument til rapport
Følg et dokument gjennom bokføringen til rapporten for å oppdage utelatelser og feil plassering.
Den motsatte retningen av kontrollsporet begynner med dokumentasjonen. Den undersøker om hendelsen faktisk er bokført, og hvor den inngår i rapporteringen. Et lesbart dokumentarkiv viser ikke alene at dokumentene er med i regnskapet.
Velg dokumenter fra en kjent mottaks- eller utstedelsesoversikt. Et utvalg bare fra bokførte bilag kan ikke avdekke dokumenter som aldri ble bokført. Skill likevel ubehandlede utkast fra hendelser som skulle vært ferdig behandlet.
Følg beløpets deler
Syntetisk eksempel med et fullt fradragsberettiget kjøp og 25 prosent avgift:
| Ledd | Beløp | Kontrollspørsmål |
|---|---|---|
| Fakturadokument | 12 500 | Er riktig dokument identifisert? |
| Kostnadspost | 10 000 | Er konto og periode riktig? |
| Avgiftspost | 2 500 | Er behandlingen dokumentert? |
| Leverandørgjeld | Kredit 12 500 | Er riktig motpart brukt? |
Kostnadsrapporten viser normalt 10 000 i dette eksemplet, ikke dokumentets brutto 12 500. Et slikt beløpsskille må forklares før det registreres som avvik. Faktisk fradragsrett må vurderes separat.
Se etter behandling, ikke bare treff
En dokument-ID kan finnes i en innboks uten å være bokført. Finn bilagsreferanse, bokføringsdato, posteringer og rapportplassering. Undersøk om dokumentet er duplikat, kreditert eller erstattet av en annen behandling.
Ved periodisering kan kostnaden fordeles over flere rapportperioder. Da må sporet gå gjennom planen og de utførte periodiseringspostene. Det er feil å forvente hele dokumentbeløpet i én måned uten å kontrollere dekningsperioden.
- Begynn med et uavhengig dokumentutvalg.
- Skill brutto, netto og avgift der de har ulik rapportplassering.
- Kontroller motpart, konto og periode.
- Dokumenter også forklarte tilfeller uten ordinær kostnadsføring.
Godkjenn når det er mulig å forklare dokumentets behandling og finne de relevante rapportpostene. Stopp hvis dokumentet bare er arkivert uten kjent behandlingsstatus eller hvis søket gir flere uavklarte bilag.
Denne prøven supplerer kontrollen fra rapport tilbake til bilag. Den kan avdekke utelatelser som baklengskontrollen ikke finner. Begge retninger må tilpasses hvilke dokumenttyper og rapporter virksomheten faktisk bruker.
Et dokument som ikke skal bokføres, kan ha en gyldig forklaring. Bevar avgjørelsen og grunnlaget fremfor å tvinge alle innboksfiler inn i regnskapet.
Et dokument som gjelder flere kostnadstyper kan bli delt på forskjellige kontoer. Følg alle delene frem til rapporten, og avstem dem mot det relevante dokumentgrunnlaget. Det er ikke feil at én faktura finnes bak flere rapportlinjer. Feilen oppstår hvis et bidrag mangler eller blir bokført to ganger. Bevar derfor linje- eller fordelingsreferanser der de trengs, særlig når kostnaden også får forskjellige prosjekter eller avdelinger.
Se rapport til bilag og innboksens status.