Bruk sjekksummer til å kontrollere eksporterte dokumenter
Sammenlign filenes innhold før og etter overføring, og skill integritetskontroll fra dokumentets regnskapsmessige verdi.
En kryptografisk sjekksum er en beregnet verdi for filens byteinnhold. Den kan brukes til å oppdage at en fil er endret mellom to kontroller. Sjekksummen viser filintegritet, ikke at dokumentet er ekte, fullstendig eller riktig bokført.
Velg en dokumentert algoritme, for eksempel SHA-256, og beregn verdien fra filen før overføring. Beregn på nytt hos mottakeren. Bevar algoritme og resultat sammen med dokument-ID og filsti.
Tolk tre kontrollutfall
Dette er et syntetisk eksempel. Symbolske verdier brukes i stedet for virkelige sjekksummer.
| Dokument | Før eksport | Etter mottak | Tolkning |
|---|---|---|---|
| D-A | Verdi X | Verdi X | Samme byteinnhold i kontrollen |
| D-B | Verdi Y | Verdi Z | Innholdet må undersøkes |
| D-C | Verdi W | Fil mangler | Ikke levert eller feil sti |
D-B kan være skadet, men kan også ha blitt konvertert eller fått metadata endret. Undersøk hendelsen fremfor å anta regnskapsfeil. Hvis konvertering var avtalt, bevar originalfil og separat sjekksum for den nye versjonen.
Bevar et troverdig sammenligningspunkt
Et manifest som endres sammen med filene, gir svakere bevis for hva som opprinnelig ble levert. Bevar originalt kontrollgrunnlag som en tydelig versjon med relevant tilgang og endringsrutine.
En sjekksum uten kjent kobling til dokument-ID hjelper lite ved gjenfinning. To filnavn kan inneholde samme dokument, mens samme navn kan vise forskjellig innhold over tid. Identitet, plassering og integritetsverdi dekker ulike behov.
- Beregn kontrollverdi fra faktisk filinnhold.
- Registrer algoritme og dokumentidentitet.
- Kontroller verdien etter kopiering eller utpakking.
- Undersøk alle endringer og manglende filer.
Godkjenn integritetskontrollen når de avtalte filene har riktig verdi eller dokumentert konverteringsspor. Stopp dersom sjekksummen bare kopieres fra avsender uten uavhengig beregning hos mottakeren.
En digital signatur og en sjekksum er heller ikke samme funksjon. Sjekksummen alene identifiserer ikke utstederen. Den bør derfor kombineres med dokumentgrunnlag, kontroll av koblinger og faktisk lesbarhet.
Metoden krever ingen bestemt programvare, men verktøyet må bruke den valgte algoritmen konsekvent. Test en bevisst endret kopi for å kontrollere at rutinen fanger forskjellen.
En fil kan flyttes eller få nytt navn uten at sjekksummen endres. Dette er nyttig når dere vil kontrollere en ompakking. Samtidig må manifestets sti oppdateres slik at filen fortsatt kan finnes. Hvis innholdet er identisk for to dokumentreferanser, undersøk om det er en gyldig felles fil eller feil kopiering. Sjekksumlikhet viser likt innhold, men avgjør ikke alene hvilken dokumentidentitet eller regnskapsrolle filen skal ha.
Se dokumentmanifest og lesbarhet.