Én dokumentfil kan tilhøre flere regnskapsposter
Bevar forholdet mellom én dokumentfil og flere regnskapsposter uten å tolke alle flerkoblinger som duplikater.
Den samme fakturaen kan være grunnlag for flere posteringer, periodiseringer eller dokumenterte korreksjoner. Flere koblinger til én fil er ikke automatisk dobbeltføring. Kontrollen må se på hvilke økonomiske hendelser koblingene representerer.
Skill identiske filkopier fra én dokumentidentitet med flere brukstilfeller. En mappe kan ha tre kopier av samme PDF, mens manifestet bare trenger én original med tre forklart koblinger.
Dokumentet brukes i flere perioder
Syntetisk eksempel med en kostnad på 12 000 kroner fordelt likt over tre måneder:
| Dokument | Bilag | Rolle | Periodens kostnad |
|---|---|---|---|
| D-P | B-1 | Registrering av forskuddsbetalt grunnlag | 0 |
| D-P og plan P-1 | B-2 | Første måneds fordeling | 4 000 |
| D-P og plan P-1 | B-3 | Andre måneds fordeling | 4 000 |
| D-P og plan P-1 | B-4 | Tredje måneds fordeling | 4 000 |
Fire bilagskoblinger gir samlet kostnad 12 000, ikke 48 000. Dokumentets brutto grunnlag skal ikke telles som ny kostnad ved hver lenke.
Kontroller rollen til hver kobling
Bevar hvilken postering dokumentet støtter, og hvilket annet underlag som trengs. Periodiseringen bør også ha en plan som forklarer fordelingen. En lenke til faktura alene viser ikke nødvendigvis hvorfor akkurat 4 000 ble kostnadsført.
Ved korrigerende bilag kan det samme originaldokumentet inngå sammen med rettingsgrunnlaget. Dette er ikke det samme som å importere fakturaen en gang til.
- Undersøk om koblingene gjelder ulike hendelser eller samme hendelse gjentatt.
- Avstem beløpsvirkningen på konto og periode.
- Identifiser originale filer og tekniske kopier.
- Bevar en beskrivelse av koblingens dokumentasjonsrolle.
Godkjenn når hver flerkobling har en forståelig funksjon og beløpene ikke er dobbeltført. Stopp hvis to bilag representerer samme kostnad uten dokumentert grunn til gjentakelsen.
Sjekksummer kan identifisere like bytefiler, men avgjør ikke om flere regnskapskoblinger er riktige. Tilsvarende kan forskjellige sjekksummer skyldes konverterte versjoner av samme dokument. Bruk derfor filintegritet sammen med dokument-ID og faktisk innhold.
Denne kontrollen hjelper med å unngå feilaktig duplikatfjerning. En opprydding som beholder bare én kobling per fil, kan ødelegge et gyldig kontrollspor.
En dokumentpakke kan inneholde både faktura og flere hjelpedokumenter i samme fil. Vurder om det er nødvendig å vise hvilken side eller del en bestemt postering bygger på. En slik referanse kan gjøre kontrollen raskere, men bør ikke være eneste identitet dersom filen senere konverteres. Bevar dokument-ID og versjon sammen med den praktiske sidereferansen. Det sikrer at en ny inndeling ikke stille peker kontrolløren til feil underlag.
Se dokumentmanifest og dobbeltimport av hendelser.
Kilder
Ved en rapportkobling med flere detaljgrupper kan varelinjer, betalinger og vedlegg gi mange kombinasjoner av samme faktura. Det er en egen kontroll av økonomiske summer, selv om hver dokumentkobling er legitim.