Dokumenter før- og etterverdier ved endring av økonomidata
Dokumenter hva som ble endret, av hvem og med hvilken virkning for regnskapsgrunnlaget.
En endringslogg bør gjøre det mulig å forstå forskjellen mellom opprinnelig og ny verdi. En rad som sier «oppdatert», viser ikke nødvendigvis hva som skjedde. Førverdi, etterverdi, objekt og begrunnelse er sentrale kontrollopplysninger.
Skill endringer i registre, dokumentmetadata og bokførte opplysninger. De kan ha forskjellige regler og konsekvenser. En ny leverandøradresse er noe annet enn endret beløp i et ferdig bokført bilag.
To endringer med ulik virkning
Syntetisk eksempel:
| Objekt | Før | Etter | Kontrollbehov |
|---|---|---|---|
| Prosjekt på et utkast | P-A | P-B | Begrunnelse og godkjenning |
| Bokført kostnad | 8 000 kroner | Korreksjon på 1 000 kroner | Eget rettingsspor og rapportvirkning |
Kostnaden etter en dokumentert tilleggskorreksjon er 9 000. Dette skal ikke fremstilles som om originalbilaget alltid var 9 000. Relevant rettingsmåte må vurderes etter bokføringsstatus og gjeldende regler.
Loggen må ha kontekst
Bevar tidspunkt med kjent tidsgrunnlag, aktør, endringstype og stabil objekt-ID. Dersom en integrasjon utfører endringen, bør kjøringsreferansen inngå. En felles bruker kalt «import» alene gjør ansvaret vanskelig å undersøke.
Ved flere endringer må rekkefølgen kunne følges. Hvis A ble B og deretter C, er bare dagens C ikke et historisk spor. Ikke la gjenbrukte ID-er eller skiftende navn gjøre gamle hendelser tvetydige.
Prøv en kjent endring gjennom en eksport av loggen. Kontroller at førverdien faktisk er med, og at loggen ikke bare viser de feltene som finnes i dagens visning.
- Finn riktig objekt uten å bruke navn alene.
- Sammenlign før- og etterverdi i samme enhet.
- Kontroller aktør og begrunnelse.
- Undersøk hvilke rapporter eller koblinger endringen påvirket.
Godkjenn når hendelsen kan rekonstrueres og berørte regnskapsopplysninger fortsatt kan forklares. Stopp hvis loggen kan overskrives sammen med objektet eller hvis den mangler det nødvendige innholdet.
En logg er ikke alene dokumentasjon på at endringen var autorisert eller faglig riktig. Den viser en hendelse som må vurderes mot avtalt rettighet, godkjenning og underlag. Tilgang til loggen bør også begrenses der den inneholder personopplysninger.
Ved en masseendring bør loggen vise både felles kjøring og berørte objekter. Et samlet antall endringer er nyttig for avstemming, men erstatter ikke oversikt over de konkrete før- og etterverdiene. Kontroller også en hendelse som delvis feilet, dersom systemet kan gjøre delvise oppdateringer. Da må det være mulig å se hvilke objekter som ble endret og hvilke som beholdt utgangspunktet, uten å tolke hele kjøringen som én status.
Se aktøridentitet og dokumentversjon og korrigerende bilag.