Bevar begrunnelse og konsekvens ved gjenåpning av en periode
Bevar hvorfor en periode ble åpnet, hvilke opplysninger som ble endret og hvilke rapporter som må vurderes på nytt.
En periode kan trenge ny behandling fordi et dokument er forsinket eller et avvik er funnet. Gjenåpning må ha en begrunnelse og et spor av virkningen. En teknisk knapp som åpner perioden, avgjør ikke alene riktig måte å rette regnskapet på.
Vurder først bokføringsstatus og relevant rapportering. Avklar hvilke rettingsregler og systemrutiner som gjelder. Ikke anta at enhver tidligere post kan endres direkte fordi systemet tillater det.
Endringen påvirker mer enn ett bilag
Syntetisk eksempel i kroner:
| Grunnlag | Før avklaring | Etter dokumentert behandling | Forskjell |
|---|---|---|---|
| Kostnad for valgt periode | 70 000 | 74 000 | 4 000 |
| Leverandørgjeld | 22 000 | 26 000 | 4 000 |
Endringen på 4 000 påvirker både resultat og balanse. Tidligere avstemming og rapportuttrekk må vurderes på nytt. Eksemplet fastsetter ikke at direkte etterføring er riktig for enhver lukket periode.
Bevar hendelseskjeden
Registrer opprinnelig stenging, begrunnelse for ny behandling, ansvarlig beslutning og de konkrete endringene. Koble korrigerende grunnlag og eventuell ny stenging til samme sak.
Identifiser rapporter som allerede er sendt eller brukt. En oppdatert skjermrapport erstatter ikke automatisk den tidligere leveransen. Merk nye rapportversjoner og vurder om mottakere trenger korrigert grunnlag gjennom avtalt prosess.
- Finn hvilken avstemming som ble påvirket.
- Bevar før- og etterresultat.
- Kontroller riktig periode og rettingsmåte.
- Gjenta relevante avstemminger før ny stenging.
Godkjenn sporet når endringens årsak og konsekvens kan forklares, og nødvendig etterkontroll er utført. Stopp hvis en gammel rapport blir overskrevet slik at tidligere beslutningsgrunnlag forsvinner.
Ved migrering kan en gjenåpnet gammel periode gjøre tidligere eksportsaldo utdatert. Avtal om det skal tas nytt uttrekk eller dokumenteres en avgrenset endring. Unngå å importere hele saldoen en gang til uten kontroll av tidligere import.
En intern begrunnelse som «regnskapsfører ba om det» er ikke tilstrekkelig alene. Beskriv det konkrete dokumentet eller avviket som krevde behandling, og hvor den faglige vurderingen er dokumentert.
Metoden skal gjøre rettingen etterprøvbar. Den innebærer ingen generell anbefaling om å åpne perioder eller endre tidligere rapportering uten nødvendig vurdering.
En ny stenging bør ha en egen kontrollreferanse, selv om bare ett bilag ble behandlet på nytt. Oppgi hvilke opprinnelige avstemminger som fortsatt er gyldige og hvilke som ble gjentatt. Det hindrer at all tidligere kontroll blir enten ukritisk videreført eller unødvendig forkastet. Ved endret rapportering bør det også fremgå hvilken rapportutgave som gjelder etter rettingen, og hvor tidligere leverte tall fortsatt kan undersøkes som historisk grunnlag.
Se periodestenging og før- og etterverdier.