Kontroller at arkivdokumenter faktisk kan leses
Kontroller hele dokumenter, nødvendige filformater og tilgang etter lagring eller konvertering.
En fil som finnes og har riktig sjekksum, kan fortsatt være uleselig for brukeren. Filen kan kreve en utilgjengelig nøkkel, gammel programvare eller inneholde en svak skanning. Lesbarhet må prøves på selve dokumentinnholdet.
Lag et utvalg som dekker faktisk brukte formater, skanninger, flersidige dokumenter og konverterte filer. Registrer hvilken visningsløsning som brukes, og om originalen fortsatt er tilgjengelig.
En kontroll av innhold fremfor filstatus
Syntetisk eksempel:
| Fil | Teknisk status | Visningsprøve | Vurdering |
|---|---|---|---|
| D-A.pdf | Kan åpnes | Alle tre sider tydelige | Bestått for utvalget |
| D-B.pdf | Kan åpnes | Side to er blank | Undersøk original |
| D-C.xml | Filen finnes | Krever dokumentert lesemåte | Avklar visning og kontroll |
| D-D.png | Filen finnes | Beløp og dato utydelige | Ny skanning eller annet grunnlag |
Tre sider levert betyr ikke tre lesbare sider. En OCR-tekst kan være nyttig til søk, men feil i OCR må ikke erstatte originalens informasjon.
Prøv arkivet gjennom den fremtidige tilgangen
Åpne filene fra det avtalte lagringsstedet. En lokal forhåndsvisning hos eksportøren kan ha tilgang til nøkler eller tillegg som mottakeren mangler. Kontroller også at dokumentet kan presenteres eller skrives ut når det er nødvendig.
Ved konvertering bør original, ny versjon og konverteringshendelse være koblet. Undersøk at tabeller, totalsummer og tegn ikke er endret. Automatisk konvertering kan gi et pent dokument med manglende innhold.
- Les dato, motpart, dokumentnummer og relevante beløp.
- Kontroller alle sider og vedlegg i valgt dokument.
- Prøv filer som krever annen visningsløsning.
- Dokumenter uleselig innhold og valgt løsning.
Godkjenn når materialet er tilgjengelig i lesbar form og nødvendige opplysninger kan undersøkes. Stopp hvis innholdet avhenger av en utløpt tilgang eller hvis originalen er ødelagt uten et tilstrekkelig alternativ.
En prøve av enkelte filer viser ikke at hele arkivet er intakt. Kombiner utvalget med filoversikt og integritetskontroll, og utvid når en feil tyder på systematisk konverteringsproblem.
Lesbarhet må bevares over tid. Ved senere flytting av lagring eller utskifting av visningsprogram bør relevante prøver gjentas. Et arkiv som fungerte ved overtakelse, er ikke automatisk tilgjengelig etter enhver teknisk endring.
Et elektronisk dokument kan kreve både strukturert lesing og en forståelig visning. Undersøk at begge gir samme relevante informasjon, særlig dato, dokumentnummer og beløp. En pent formatert PDF kan skjule et felt som bare finnes i originalen. Omvendt kan rådata være vanskelig å forstå uten dokumentert felttolkning. Lesbarhetsbeslutningen bør derfor angi hvilken form som er tilstrekkelig for den aktuelle kontrolloppgaven, og hvor originalgrunnlaget oppbevares.
Se sjekksummer og gjenfinning.
Kilder
En økonomitabell som kan åpnes, må også bevare forholdet mellom rad, år og enhet. Se tilgjengelig tabellstruktur i økonomirapporter for en egen prøve av disse sammenhengene.