Finn bokførte poster som mangler dokumentlenke
Sammenlign bokførte poster med dokumentgrunnlaget og skill manglende fil fra manglende kobling.
En bokført post kan mangle en klikkbar dokumentlenke selv om dokumentasjonen finnes et annet sted. Den kan også peke til en fil som er slettet eller ikke levert. Kontrollen må skille dokumentmangel, koblingsmangel og annet gyldig beregningsgrunnlag.
Begynn med en avgrenset populasjon av bokførte bilag. Noter selskap, periode og bilagstyper. Dokumentdekning kan ikke vurderes bare ved å telle alle filer i en mappe.
Klassifiser avvikene
Syntetisk eksempel for 50 undersøkte bilag:
| Utfall | Antall | Neste kontroll |
|---|---|---|
| Fungerende dokumentkobling | 42 | Utvalgsvis innholdskontroll |
| Referanse finnes, fil mangler | 3 | Finn fil eller dokumenter manglende levering |
| Fil finnes, kobling mangler | 2 | Bekreft identitet og rett kobling |
| Systempost med beregningsgrunnlag | 3 | Prøv beregningssporet |
De åtte bilagene uten vanlig vedleggslenke er ikke nødvendigvis åtte udokumenterte bilag. De tre systempostene kan ha et korrekt alternativt grunnlag som må undersøkes.
Bruk bilaget som inngang
Finn dokument-ID, filsti og eventuelle alternative referanser. Kontroller at filen gjelder riktig bilag, motpart og selskap. En tilgjengelig, men feil fil er ikke en bestått dokumentkontroll.
Ved koblingsretting må grunnlaget for valget bevares. Ikke koble en fil til et bilag bare fordi beløpene ligner. Dato, dokumentnummer og innhold bør støtte identiteten.
- Avstem dokumentkoblinger mot manifestet.
- Undersøk filer som bare finnes som gamle systemlenker.
- Ta med systemgenererte og korrigerende bilag i utvalget.
- Registrer manglende grunnlag per konkret bilagsreferanse.
Godkjenn dekningen når alle undersøkte bilag har et relevant, tilgjengelig og forståelig dokument- eller beregningsgrunnlag. Stopp når en nødvendig fil mangler eller en kobling ikke kan bekreftes.
En nullsaldo eller kreditpost kan fortsatt kreve dokumentasjon. Ikke filtrer slike bilag bort bare fordi beløpet virker uvesentlig. Et balansert bilag kan være en viktig korreksjon eller avslutning av en gammel forpliktelse.
Dette er en kontroll etter bokføring eller overtakelse. Eksportakseptansen ved systembytte undersøker i tillegg hva som faktisk er levert fra kilden, og må ikke erstattes av en senere stikkprøve i målet.
Kontroller et bilag som er korrigert etter første bokføring. Det opprinnelige dokumentet kan fortsatt være relevant, men rettingen trenger også et eget grunnlag. En fungerende lenke til originalen er derfor ikke nødvendigvis full dokumentdekning for den nye behandlingen. Bevar begge sammenhenger der de trengs. Avvikslisten bør vise hva som mangler i akkurat rettingssporet, fremfor å markere hele originalbilaget som udokumentert eller godkjent på filtilgang alene.
Se vedleggseksport ved migrering og systemgenerert grunnlag.