Dokumenter begrunnelsen for manuell overstyring
Bevar opprinnelig forslag, manuelt valg og underlaget som forklarer hvorfor normal behandling ble endret.
Manuell overstyring kan være nødvendig når et automatisk forslag ikke passer kildedataene. Den kan også skape et nytt avvik. Overstyringen trenger både begrunnelse og en etterkontroll av virkningen.
Registrer hvilket forslag som ble endret, på hvilket objekt og i hvilken periode. Bevar hvem som gjorde valget og hvilken faglig beslutning det bygger på. En fritekst som «riktig konto» sier lite til en senere kontrollør.
Forklar valget og beløpsvirkningen
Syntetisk eksempel:
| Kontrollfelt | Opplysning |
|---|---|
| Kilde | K-Lokalt, saldo 28 000 kroner |
| Førvalg | M-Samlet |
| Ettervalg | M-Bank med underregister Bank-B |
| Begrunnelse | Kilden representerer egen faktisk bankkonto |
| Etterkontroll | 28 000 avstemt mot bankgrunnlag |
Uten Bank-B kan målkontoen være riktig, men detaljen fortsatt feil. Derfor bør kontrollen se på hele den relevante koblingen, ikke bare kontonummeret.
Undersøk om endringen er lokal eller generell
En overstyring for én konto i ett uttrekk bør ikke automatisk bli en ny regel for alle selskaper. Oppgi gyldig kilde, periode og betingelser. Dersom samme situasjon gjentar seg, kan den vurderes som en dokumentert standardregel etter særskilt gjennomgang.
Skill mappingendring fra regnskapsretting. Hvis kilden er feil bokført, må valget om korrigering ha eget grunnlag. Migreringsfilen skal ikke endres slik at den opprinnelige feilen blir usynlig.
- Bevar før- og etterverdien i samme kontrollrad.
- Knytt begrunnelsen til dokument eller avstemming.
- Undersøk påvirkning på konto, motpart og rapport.
- Gjenta relevante kontroller etter endringen.
Godkjenn overstyringen når behovet og virkningen er dokumentert. Stopp hvis endringen bare gjør at importen passerer teknisk, uten å forklare den økonomiske behandlingen.
I ReAI kan en eksplisitt brukerangitt kontomapping gå foran nummerlikhet. Det gjør manuelle valg viktige å bevare. En bevisst tømt mapping er også et valg og må kontrolleres mot hvilke saldoer som dermed holdes utenfor.
En god begrunnelse bør være forståelig for en annen fagperson som ikke deltok i arbeidet. Det krever ofte én konkret setning om kontoinnholdet og en referanse til underlaget, fremfor lang generell omtale av systemet.
Når en overstyring løser ett kjent avvik, bør kontrolløren undersøke om den skaper et nytt. En ny kontokobling kan for eksempel rette kontokategorien og samtidig fjerne et påkrevd underregister. Etterkontrollen må derfor dekke de berørte sammenhengene. Bevar hvorfor valgt mål var bedre enn forslaget, og hvilke kriterier som ble prøvd. Dette gjør det mulig å vurdere om samme overstyring kan brukes i en senere import eller bare i dette uttrekket.
Se beslutningslogg og brukt mappingversjon.