Bevar mappingversjonen som ble brukt i importen
Knytt hver import til den sammensatte mappingen som faktisk ble brukt, inkludert standardvalg og overstyringer.
En import kan bruke flere lag med kontokoblinger: standardforslag, automatiske registertreff og manuelle valg. En fil med bare brukerens endringer er ikke nødvendigvis hele konfigurasjonen. Kontrollsporet må forklare det sammensatte oppsettet som faktisk ga resultatet.
Knytt kjøringen til kildefil, kontoplanutgave, mappingregler og relevante registerkoblinger. Bevar grunnlaget når arbeidsutkast slettes eller standardreglene endres senere.
Forslag og utført valg er forskjellige
Syntetisk eksempel:
| Kildekonto | Standardforslag | Manuelt valg | Faktisk mål |
|---|---|---|---|
| K-A | M-Drift | Ingen endring | M-Drift |
| K-B | M-Samlet | M-Spesifikk | M-Spesifikk |
| K-C | M-Annet | Bevisst utelatt | Ingen post etter avtalt behandling |
Hvis dokumentasjonen bare viser standardforslag, forklares K-B feil. Hvis den bare viser manuelle valg, mangler forklaringen på K-A. K-C trenger dessuten en begrunnelse og kontroll av beløpsvirkningen.
Bevar konfigurasjonen ved gjennomføring
I ReAI brukes en sammensatt mapping av standarder, automatiske koblinger og brukerens innsendte valg i planlegging og årsprojeksjon. Et arbeidsutkast er derfor ikke alene et komplett bevis på brukt oppsett. Avklar hvordan kontrollgrunnlaget kan bevares i den konkrete overtakelsen.
Registrer også bank-, kunde- og leverandørkoblinger som påvirker underregisteret. En kontokode kan være uendret mens motparten er feil. Konfigurasjonsspor og saldoavstemming må vurderes sammen.
- Identifiser kilden med filreferanse og relevant kontrollverdi.
- Bevar mappingutgave og brukte standardregler.
- Vis manuelle overstyringer og utelatelser.
- Koble oppsettet til importresultat og avstemminger.
Godkjenn når en valgt målsaldo kan forklares med den aktuelle kjøringens oppsett. Stopp hvis en ny mappingfil brukes som erstatning for den som faktisk gjaldt ved gjennomføringen.
Denne artikkelen handler om bevis for én utført import. Forvaltning av nye mappingutgaver, gyldighetsperioder og godkjenninger er et separat arbeid. Begge deler trengs når kontoplanen endres over tid.
Et bevart oppsett gir heller ikke automatisk mulighet til å kjøre importen identisk flere år senere. Programversjon, kildetolkning og registertilstand kan påvirke resultatet. Dokumenter slike avhengigheter når de er vesentlige for etterprøving.
Et forhåndsvisningsresultat bør sammenlignes med gjennomført import. Hvis brukerens valg eller kilden ble endret mellom disse, kan forhåndsvisningen gjelde et annet oppsett. Bevar derfor hvilken visning som ble godkjent, og hvilken konfigurasjon gjennomføringen faktisk brukte. Ved avvik må kontrollen identifisere endringen før resultatet aksepteres. Dette er særlig viktig når automatiske registertreff avhenger av hvilke kunder, leverandører eller banker som allerede finnes i målet.
Se versjoner kontomapping og forklaring tilbake til kilde.