Dokumenter hva som ble kontrollert før periodestenging
Dokumenter rapportgrunnlag, avstemminger og restavvik ved periodestenging.
Periodestenging bør ha et kjent kontrollgrunnlag. En låst periode kan vise at systemet begrenser endringer, men sier ikke alene hvilke avstemminger som ble utført. Bevar hva som ble kontrollert og hvilket datasett beslutningen gjaldt.
Avtal kontrollomfanget for den aktuelle perioden. Bank, kunde, leverandør, avgift og periodisering kan kreve forskjellige grunnlag. En liste med avkrysning bør peke til resultatene bak hvert punkt.
En kontroll med reelt restavvik
Syntetisk eksempel i kroner:
| Kontroll | Forventet | Observert | Status |
|---|---|---|---|
| Bank | 96 000 | 96 000 | Avstemt |
| Kunde | 42 000 | 42 000 | Avstemt |
| Leverandør | 35 000 | 34 500 | Differanse 500 |
Leverandøravviket må få en forklaring og vurdering før kontrollen beskrives som bestått. Et grønt punkt på totalnivå skal ikke skjule differansen.
Identifiser periodens grunnlag
Bevar rapportdato, periodefilter, kjørings- eller eksportreferanse og avstemmer. Dersom data endres mellom avstemming og stenging, må virkningen undersøkes. Kontrollen kan ellers gjelde et annet regnskap enn det som ble låst.
Dokumenter hvilken systemfunksjon som brukes til lukking, og hva den faktisk begrenser. Lokal arbeidsstatus og teknisk lås er forskjellige ting. Ved retting etter avslutning må relevante bokføringsregler og systemrutiner følges.
- Knytt hver avstemming til det aktuelle datasettet.
- Registrer åpne avvik med konsekvens og ansvar.
- Bevar vurderingen av sene eller ubehandlede dokumenter.
- Noter hvem som besluttet stenging og når.
Godkjenn kontrollgrunnlaget når avstemminger og eventuelle restavvik er dokumentert med en kjent beslutning. Stopp hvis en stengingsstatus brukes som bevis for kontroller som ingen har utført.
En månedlig intern kontrollplan er ikke automatisk en uttømmende beskrivelse av alle lovkrav. Kravene til lukking, spesifikasjoner og retting må vurderes mot faktisk regnskapsrapportering og gjeldende regler.
Ved systembytte er siste gamle periode et særlig viktig kontrollpunkt. Dokumenter om saldoene ble eksportert før eller etter stenging, og om senere endringer kom med i overtakelsen.
Regnskapsfører og virksomhet bør også avtale hvilke kontroller hver part utfører. En oppgave kan være delegert, men beslutningsgrunnlaget må fortsatt være tilgjengelig for den som skal forklare regnskapet.
Bevar en oversikt over dokumenter som var kjent, men ikke ferdig behandlet ved stenging. Deres status kan påvirke vurderingen av periodens fullstendighet. En innboksliste er ikke i seg selv regnskapsgrunnlag, men kan være støtte for å finne sene hendelser. Avtal hvem som vurderer slike poster og hvordan resultatet dokumenteres. Ved senere kontroll bør det være mulig å se hva som var kjent på beslutningstidspunktet, fremfor bare dagens innboksstatus.
Se gjenåpning av periode og kuttidspunkt.