Test kontrollsporet fra rapport tilbake til bilag

En rapportlinje er ofte summen av mange bokførte poster. Et kontrollspor tilbake til bilag må vise hvilke poster som inngår, og hvordan de kan knyttes til dokumentasjonen. Det skal være mulig å forklare beløpet uten å kjenne virksomheten fra før.

Velg en rapport med kjent selskap, periode og filter. Ta vare på rapportversjonen som ble brukt. En oppdatert rapport kan gi et annet beløp dersom kilden ble rettet etter at kontrollen startet.

Forklar én sum helt ut

Syntetisk eksempel i kroner:

Kontrollen skal forklare 12 000 + 7 000 - 2 000 = 17 000. Et dokument som tilfeldigvis har beløpet 17 000, beviser ikke denne kjeden.

Test hvert ledd

Fra rapporten finner dere kontospesifikasjonen og de relevante posteringene. Fra hver postering finner dere dokumentet eller beregningsgrunnlaget. Kontroller at dokumentet gjelder riktig selskap, periode og hendelse.

Noen rapportlinjer inneholder periodisering eller systemgenererte poster. Da kan underlaget være en plan eller beregning i tillegg til opprinnelig faktura. En tom vedleggslenke er ikke automatisk bevis for manglende dokumentasjon, men grunnlaget må kunne finnes og forklares.

1. Noter rapportens periode og filtre.
2. Avstem linjesummen mot de identifiserte postene.
3. Prøv dokumentkoblingen for et begrunnet utvalg.
4. Registrer brutte eller tvetydige ledd som egne avvik.

Godkjenn prøven når hvert undersøkt ledd har en stabil referanse og beløpet lar seg gjenta. Stopp hvis rapporten bare kan forklares gjennom en muntlig beskrivelse eller et dynamisk skjermbilde som ikke bevarer grunnlaget.

Ved saldoimport kan en rapportpost peke til et samlebilag som igjen må forklares med kildeavstemming og historisk arkiv. Det er et mulig kontrollspor, men skal ikke omtales som om hver gammel transaksjon er importert.

Prøven dokumenterer sporbarhet for valgt utvalg. Den fastslår ikke alene at hele regnskapet er fullstendig eller faglig riktig. Kombiner den med summer, registerkontroll og vurdering av dokumentenes innhold.

Velg også en rapportlinje som endres når et filter endres. Kontroller at forskjellen kan forklares med de konkrete postene som blir lagt til eller tatt ut. Dette undersøker rapportens avgrensning i tillegg til dokumentkoblingen. Hvis linjen inneholder korreksjoner fra tidligere perioder, bør disse ha egne referanser. En total som bare fremkommer i dagens visning, er et svakere kontrollgrunnlag enn en bevart spesifikasjon av bidragene.

Se fra dokument til rapport og systemgenererte posteringer.

Kilder

• Bokføringsloven, særlig §§ 4, 6 og 10
• Bokføringsforskriften om dokumentasjon og oppbevaring

Når dokumentene etterspørres i en konkret skattesak, må utvalget svare på kontrollspørsmålet. Les om underlag til et skriftlig kontrollpålegg.