Avklar oppbevaringsklasse før arkivdata slettes
Klassifiser materialet etter faktisk dokumentasjonsrolle og relevante oppbevaringskrav før sletting besluttes.
Regnskapsarkiv kan inneholde bilag, avtaler, spesifikasjoner og tekniske kopier. De har ikke nødvendigvis samme oppbevaringsbehov. Materialet må klassifiseres etter hva det dokumenterer, ikke bare filtype eller mappenavn.
Bokføringsreglene har forskjellige perioder og særregler. Altinn beskriver fem år som hovedregel for primærdokumentasjon og tre og et halvt år for sekundærdokumentasjon. Reglene må anvendes på faktisk materialtype og relevant regnskapsår.
En avtale kan ha to forskjellige roller
Syntetisk eksempel på klassifisering:
| Materiale | Dokumentasjonsrolle | Første vurdering |
|---|---|---|
| Faktura med full leveransebeskrivelse | Bokføringsgrunnlag | Primærdokumentasjon |
| Faktura som viser til avtale | Ufullstendig uten avtalen | Avtalen kan være del av primærgrunnlaget |
| Generell salgsavtale | Tilleggsopplysninger | Vurder sekundærrolle og andre behov |
| Midlertidig eksportkopi | Teknisk arbeidsfil | Undersøk om originalgrunnlag finnes annet sted |
En fil kalt «avtale.pdf» kan derfor ikke automatisk få den korteste perioden. Innhold og bruk avgjør hvilken vurdering som trengs.
Bevar en begrunnet slettebeslutning
Kartlegg selskap, regnskapsår, materialtype, regelgrunnlag og ansvar. Undersøk særregler for virksomhetens bransje eller transaksjoner. Ta også hensyn til konkrete kontrollsaker, tvister eller andre dokumenterte forhold som krever fortsatt oppbevaring.
Oppbevaringstid og elektronisk tilgjengelighet er ulike spørsmål. Et krav om elektronisk tilgjengelige bokførte opplysninger skal ikke brukes som eneste frist for sletting av dokumenter.
- Identifiser originaler, nødvendige koblinger og tekniske kopier.
- Fastsett materialets dokumentasjonsklasse med grunnlag.
- Kontroller særregler og fortsatt saklig behov.
- Bevar hvem som godkjente sletting og hvilket omfang den gjaldt.
Godkjenn sletting når relevant oppbevaringsplikt og annet nødvendig grunnlag er avklart. Stopp hvis klassifisering eller regnskapsår er ukjent. Et systembytte starter ikke en ny frist og gjør heller ikke gamle data umiddelbart slettbare.
Personvernets lagringsbegrensning må vurderes sammen med lovpålagt dokumentasjon. Unødvendige arbeidskopier kan ha et annet behov enn bokføringsmaterialet. Det er derfor nyttig å skille data som må bevares, fra kopier som bare ble laget under migreringen.
Dette er en beslutningsmetode. Konkrete frister må kontrolleres i gjeldende regelverk og mot virksomhetens forhold før en faktisk sletting gjennomføres.
Et arkiv kan ha både originale dokumenter og søkekopier med samme innhold. Før kopier slettes, må dere vite hvilke koblinger som peker til dem. En overflødig fysisk kopi kan likevel være eneste fungerende sti fra manifestet. Rett og prøv koblingen før opprydding anses trygg. Dokumenter dessuten forskjellen mellom sletting av arbeidskopi og sletting av nødvendig originalmateriale; samme filinnhold innebærer ikke alltid samme dokumentasjonsrolle i løsningen.
Se arkiv og sikkerhetskopi og persondata i uttrekk.