Et lesbart eksportarkiv og en sikkerhetskopi har ulike formål
Bevar både lesbar dokumentasjon og et prøvd grunnlag for gjenoppretting; de løser forskjellige behov.
Et eksportarkiv skal gjøre historisk regnskapsmateriale tilgjengelig for søk og kontroll. En sikkerhetskopi skal bevare data slik at tap kan håndteres. Samme filpakke kan inngå i begge løsninger, men funksjonene må vurderes hver for seg.
Kartlegg hva hver kopi inneholder, hvor den oppbevares og hvordan den kan brukes. En databasekopi kan ha komplette data uten å være lesbar for en kontrollør. En PDF-eksport kan være lett å lese uten å gjenopprette registerkoblinger og systemtilstand.
To ulike prøver
Syntetisk eksempel:
| Løsning | Kontrolloppgave | Bestått prøve |
|---|---|---|
| Lesbart arkiv | Finn bilag og dokument | Stabil kobling og lesbart innhold |
| Sikkerhetskopi | Gjenopprett relevant materiale | Prøvd gjenoppretting i egnet miljø |
| Kopi av arkivet | Håndter tap av arkivfiler | Filene kan hentes tilbake og kontrolleres |
Hvis arkivet inneholder 500 dokumentfiler, men kopien bare inneholder 480, må de 20 manglende filene undersøkes. En vellykket backupjobb viser ikke alene at hele avtalt omfang er dekket.
Kontroller fysisk og logisk avhengighet
Bokføringsforskriften har krav om sikkerhetskopi av elektronisk regnskapsmateriale og adskilt oppbevaring. Undersøk den konkrete løsningen og gjeldende krav. To mapper på samme utsatte lagringssted kan ha felles risiko selv om navnene er forskjellige.
Bevar en oversikt over hvilke data som sikkerhetskopieres og hvordan gjenoppretting gjøres. Avklar hvem som har tilgang hvis den opprinnelige administratoren ikke er tilgjengelig.
- Avstem kopiens omfang mot originalmaterialet.
- Prøv gjenoppretting uten å overskrive driftsdata.
- Kontroller gjenopprettede filer og dokumentkoblinger.
- Bevar resultat og kjente begrensninger fra prøven.
Godkjenn løsningen når både kontrolltilgang og tapshåndtering har dokumentert dekning. Stopp hvis «backup finnes» er eneste opplysning, eller hvis filene ikke kan gjenopprettes med tilgjengelig programvare og nøkler.
Ved systembytte må gamle sikkerhetskopier vurderes sammen med eksportarkivet. Kopier som bare kan leses av avsluttet programvare, kan være utilstrekkelige for den planlagte løsningen.
Et kopisystem erstatter heller ikke slette- og oppbevaringsvurdering. Avklar hvordan materialets levetid og tilgang håndteres i original og kopier, samtidig som lovpålagt dokumentasjon bevares.
Dette er en praktisk kontrollmetode, ikke en garanti for gjenoppretting ved enhver hendelse. Resultatet gjelder det prøvde omfanget og oppsettet.
Sikkerhetskopien bør også dekke manifest og registerforklaringer som gjør dokumentene brukbare. En gjenopprettet mappe med alle PDF-er kan fortsatt ha svakt kontrollspor hvis bilagskoblingen er borte. Ta derfor med en gjenfinningsoppgave etter gjenopprettingen, ikke bare en filtelling. Kontroller at prøvegrunnlaget har kjent tidspunkt. Hvis data har endret seg siden kopien ble tatt, må den forskjellen kunne forklares uten at gamle kopier omtales som dagens komplette arkiv.
Se gjenfinning i arkivet og oppbevaringsklasser.