Forklar systemgenererte posteringer med beregningsgrunnlag
Bevar inngangsdata og beregningsregel slik at systemgenererte beløp kan etterregnes.
En systemgenerert postering kan være riktig uten å ha en separat faktura. Avskrivning, periodisering og omvurdering bygger på beregninger eller vurderinger. Dokumentasjonen må forklare inngangsdata, regel og utført beløp.
Lag et spor fra posteringen til den konkrete beregningen. Bevar hvilken periode, planutgave og datakilde som ble brukt. Dagens oppsett kan være forskjellig fra det som gjaldt da bilaget ble laget.
Etterregn en periodisering
Syntetisk eksempel med lineær fordeling, uten avgift:
| Beregningsopplysning | Verdi |
|---|---|
| Kostnadsgrunnlag | 18 000 kroner |
| Antall måneder | 6 |
| Månedlig beløp | 3 000 kroner |
| Utførte måneder | 2 |
| Kostnadsført beløp | 6 000 kroner |
| Gjenstående beløp | 12 000 kroner |
Posteringen på 3 000 for én måned skal kunne knyttes til planen. Et bilag som bare sier «automatikk», gir ikke kontrolløren dette grunnlaget.
Bevar både beregning og hendelse
Dokumenter hvorfor beregningen er relevant, hvilke forutsetninger den bygger på, og når den ble utført. En riktig matematisk beregning kan fortsatt være brukt på feil periode eller feil eiendel.
Hvis systemet bruker avrunding eller sisteperiodejustering, skal dette fremgå. Ved fordeling av 10 000 over tre perioder kan 3 333,33 + 3 333,33 + 3 333,34 være en dokumentert løsning. En kontroll som krever identiske månedsbeløp, ville feilaktig avvise siste periodens ørejustering.
- Finn plan eller beregningsgrunnlag fra bilaget.
- Kontroller inngangsbeløp og tidsavgrensning.
- Gjenta beregningen uavhengig.
- Undersøk om en manuell overstyring påvirket resultatet.
Godkjenn når beløpet og regnskapsmessig begrunnelse kan forklares med bevart underlag. Stopp hvis bare gjeldende systemregel er tilgjengelig eller hvis kildeverdier er endret uten historisk spor.
En automatisk postering er ikke automatisk faglig godkjent. Metode, levetid, valutavurdering eller andre forutsetninger kan kreve ansvarlig vurdering. Kontrollen bør vise forskjellen mellom teknisk utført beregning og beslutningen som ga grunnlaget.
Ved systembytte må historiske automatposter fortsatt ha en forklaring selv om selve beregningsfunksjonen ikke flyttes. Bevar planen i arkivet dersom dette er den avtalte løsningen.
Ta med en plan som er endret underveis. Kontroller om posteringen brukte gammel eller ny forutsetning, og hvorfor. En etterberegning med siste plan kan gi et annet beløp uten at den opprinnelige beregningen var matematisk feil. Bevar derfor planhistorikk eller et avgrenset beregningsuttrekk ved kjøringen. Det gjør forskjellen mellom ny vurdering, feil grunnlag og teknisk regnefeil synlig i kontrollen av den systemgenererte posten.
Se historisk regelgrunnlag og periodiserte saldoer.