Skill dokumentversjon fra korrigerende regnskapsbilag
Bevar dokumentversjoner uten å blande dem med kreditnota, korrigerende bilag eller ny økonomisk hendelse.
En fil kan få ny versjon fordi den skannes på nytt eller får bedre lesbarhet. Et regnskapsbilag kan kreve korreksjon fordi beløp eller behandling er feil. Disse hendelsene trenger forskjellige spor. Ny filversjon betyr ikke automatisk ny bokføring.
Kartlegg dokument-ID, versjons-ID og hvilken bokført hendelse dokumentet understøtter. Bevar originalen når den er relevant for kontrollen. En ny visningskopi skal ha tydelig forbindelse til sitt grunnlag.
Tre hendelser som må skilles
Syntetisk eksempel:
| Hendelse | Dokumentvirkning | Regnskapsvirkning |
|---|---|---|
| PDF skannes med bedre kvalitet | Ny visningsversjon | Ingen automatisk endring |
| Leverandør utsteder kreditnota | Nytt økonomisk dokument | Vurdering og egen bokføring |
| Feil konto korrigeres | Opprinnelig dokument består | Dokumentert retting av postering |
Anta en faktura på 12 000 kroner og en kreditnota på 2 000. Det økonomiske nettobeløpet blir 10 000. En redigert PDF som bare viser 10 000, skal ikke erstatte forklaringen på de to dokumentene.
Bevar dokumentets status
Marker om filen er original, konvertert kopi, korrigert utstederdokument eller intern tilleggsdokumentasjon. Et navn som «ny.pdf» forklarer ikke dette. Bevar utstedelses- og mottaksreferanser der de er relevante.
Undersøk hvilken fil som var knyttet til bokføringen da den ble gjennomført. Hvis systemet alltid viser siste versjon, må historisk dokumenttilknytning fortsatt kunne forklares. Ellers kan kontrolløren se et annet grunnlag enn det som faktisk ble brukt.
- Bevar original dokumentidentitet ved konvertering.
- Knytt korreksjonsdokumenter til det de korrigerer.
- Dokumenter egen regnskapsretting med relevant spor.
- Kontroller at søk ikke skjuler eldre nødvendige versjoner.
Godkjenn når det er tydelig hvilke dokumenter som representerer økonomiske hendelser, og hvilke som bare er tekniske versjoner. Stopp hvis en erstattet fil får det til å se ut som om det opprinnelige dokumentet aldri eksisterte.
Riktig rettingsmåte må vurderes etter bokføringsstatus, dokumenttype og gjeldende regler. En dokumentversjonsfunksjon er ikke en generell adgang til å endre ferdig bokførte opplysninger.
Ved migrering bør dere prøve minst én fil med flere versjoner og én faktisk kreditnota. De skal ikke bli behandlet likt bare fordi begge har en kobling til et eldre dokument.
Prøv også et dokument som ble konvertert fra et elektronisk format til PDF. Visningskopien kan være praktisk, men den kan utelate strukturerte felt som originalen inneholder. Bevar hva hver versjon brukes til, og kontroller om nødvendig grunnlag finnes i originalen. Filkonvertering bør ikke føre til at en intern presentasjon blir fremstilt som et nytt utstederdokument eller at originalens identitet og tidspunkt går tapt i arkivet.
Se kreditnota og utligning og sjekksum for filer.
Kilder
Når sammenligningstall omarbeides, må flytting mellom poster skilles fra endring av selve totalen. Les om omarbeidet sammenligning i rapporter.