Avtal akseptansekriterier for en økonomidataoverføring
Akseptansekriterier skal gjøre beslutningen om overtakelse etterprøvbar og synliggjøre uavklarte avvik.
«Importen er ferdig» beskriver en teknisk hendelse. Det sier ikke om regnskapsdataene er komplette, avstemte og gjenfinnbare. Akseptansekriterier må beskrive resultatet virksomheten trenger, ikke bare at en jobb har kjørt.
Avtal kriteriene før overføringen gjennomføres. Hvis de først lages etter at avvikene er kjent, er det lett å tilpasse dem til resultatet dere allerede har. Involver både den som leverer dataene og rollen som skal bruke dem.
Eksempel på en saldooverføring
En virksomhet skal overta saldo og åpne poster på en bestemt dato. Den skal ikke overta full transaksjonshistorikk. Omfanget gjør enkelte kontroller sentrale og andre irrelevante for akkurat denne leveransen.
| Område | Kriterium i eksemplet | Stoppgrunn |
|---|---|---|
| Omfang | Avtalt selskap og skjæringsdato | Feil selskap eller uavklart periode |
| Hovedbok | Saldo per målkonto forklares fra kilden | Uforklart differanse |
| Reskontro | Åpne poster summerer til kontrollkonto | Manglende motpartsdetaljer |
| Dokumentasjon | Avtalt dokumentarkiv kan gjenfinnes | Kildedokumenter mangler uten plan |
| Mapping | Hver ikke-triviell kobling er begrunnet | Konto med ukjent mål |
Tabellen er et forslag til arbeidsgrunnlag, ikke et generelt lovbestemt akseptanseskjema.
En toleranse trenger en begrunnelse
Anta at hovedboken viser 48 000 kroner og summen av åpne kundeposter viser 47 999,98. Dere må undersøke om to øre skyldes dokumentert avrunding. Det er annerledes enn en utestående faktura på 0,02 kroner som faktisk finnes i kilden. En generell toleranse skal ikke brukes til å slette reelle beløp.
Definer hvilke beregninger som kan ha avrundingsdifferanse, hvordan differansen beregnes og hvem som vurderer den. Beløpsgrenser skal ikke brukes som erstatning for forklaring.
Beslutningen kan være betinget
En leveranse kan ha avvik som ikke stopper bruk, men som må følges opp. Registrer da avvik, konsekvens, ansvar og frist i overtakelsesprotokollen. Ikke skriv «godkjent uten avvik» dersom avvikene bare er flyttet til en egen liste.
Kritiske feil bør ha en tydelig stoppregel. Eksempler er feil juridisk enhet, ukjent saldoavvik eller manglende kontrollspor. Om en konkret feil er kritisk, må vurderes ut fra bruken og dokumentasjonen.
Bevar kontrollrapporter, datagrunnlagets identitet og den konfigurasjonen som ble brukt. Når noen senere spør hvorfor leveransen ble overtatt, skal svaret finnes i protokollen.