Bygg en begrepskatalog med tydelige avgrensninger
En begrepskatalog reduserer feil som oppstår når avsender og mottaker bruker samme ord om forskjellige objekter.
«Bilag» kan bety en bokført transaksjon i ett system og dokumentfilen som underbygger transaksjonen i et annet. En integrasjon som behandler disse som samme objekt, kan miste koblingen mellom postering og dokumentasjon. Avklar begrepene før dere bestemmer feltnavn og ID-er.
En god begrepskatalog er liten nok til å brukes og presis nok til å avgrense tvilstilfeller. Den trenger ikke forklare hele regnskapsfaget. Begynn med objektene som inngår i den konkrete overføringen.
Et begrep trenger mer enn et synonym
Dokumenter foretrukket betegnelse, definisjon, avgrensning, eksempel og relasjon til andre begreper. Legg til hvilke kildefelt som representerer begrepet. Synonymer kan hjelpe leseren med å finne riktig oppføring, men skal ikke skjule ulike betydninger.
| Begrep i arbeidskatalogen | Avgrensning i dette eksemplet | Ikke det samme som |
|---|---|---|
| Faktura | Salgsdokument med krav mot en kunde | Bankinnbetaling |
| Betaling | Overføring av penger som dekker hele eller deler av et krav | Godkjenning av faktura |
| Oppgjør | Sammenstilling fra betalingsformidler med salg, refusjoner og gebyrer | Én kundes betaling |
| Dokumentvedlegg | Fil som er koblet til bokføringsgrunnlaget | Selve hovedboksposteringen |
Definisjonene er laget for arbeidskatalogen; de er ikke nye offentlige standarddefinisjoner. Kontroller at de passer med den aktuelle lovteksten, formatspesifikasjonen og leverandørens datamodell.
Et feilbilde som viser hvorfor avgrensningen trengs
En nettbutikk har ti salg på til sammen 8 000 kroner. Betalingsformidleren trekker 160 kroner i gebyr og utbetaler 7 840 kroner samlet. Dersom avsenderen kaller utbetalingen «faktura», kan mottakeren opprette én salgsfaktura på 7 840 kroner. Da blandes inntekt, gebyr og bankbevegelse.
Begrepskatalogen skal beskrive tre ulike objekter og hvordan de kobles: salgene, oppgjøret og bankutbetalingen. En oppgjørs-ID kan være bindeledd, men den erstatter ikke salgenes egne identiteter.
Slik vurderer dere om definisjonene fungerer
- Be både avsender og mottaker forklare et konkret eksempel med katalogens ord.
- Prøv et grensetilfelle, som delbetaling eller kreditnota.
- Kontroller at to ulike objekter ikke deler definisjon bare fordi skjermbildene bruker samme navn.
- Noter feltkoblingen til hvert system og dokumenter avvik i betydning.
- Versjoner definisjonen når avgrensningen endres.
En begrepskatalog kan ikke alene sikre riktig regnskapsføring. Den hjelper dere med å stille de riktige spørsmålene og plassere kontrollene på riktig nivå. Regnskapsmessige vurderinger må knyttes til dokumentasjonen for det faktiske forholdet.