Skriv en datakontrakt for overføring av økonomidata
En datakontrakt beskriver hva avsenderen leverer og hvordan mottakeren skal tolke, kontrollere og håndtere dataene.
En datakontrakt er en dokumentert avtale om en dataoverføring. Den kan være et vedlegg til en leveranseavtale eller en intern rutine. Begrepet innebærer ikke at det finnes en særskilt norsk offentlig standard med dette navnet.
Kontrakten bør svare på et praktisk spørsmål: Hva må mottakeren vite for å behandle en leveranse uten å gjette? Et filnavn og en liste med kolonnenavn er sjelden nok. Omfang, datoavgrensning, identitet og feilbehandling har ofte større betydning for resultatet.
Eksempel: månedlig eksport av åpne kundeposter
En avsender leverer åpne fakturaer ved månedsslutt. Mottakeren skal bruke dem til oppfølging, ikke opprette nye salgsbilag. Da er restbeløp, status og skjæringstidspunkt sentrale, mens en kopi av total fakturaverdi alene ikke løser oppgaven.
| Avtaleområde | Konkret avklaring |
|---|---|
| Omfang | Fakturaer med utestående beløp på avtalt tidspunkt |
| Identitet | Selskap, kildefaktura-ID og kundenøkkel |
| Beløp | Restbeløp, valuta og definert fortegn |
| Tid | Skjæringstidspunkt og tidssone |
| Kontroll | Antall poster og restbeløp per valuta |
| Unntak | Utligninger som er registrert etter skjæringstidspunktet |
| Bruk | Oppfølgingsgrunnlag; ingen ny bokføring |
Anta at en faktura på 12 500 kroner har fått en delbetaling på 5 000 kroner. En mottaker som tolker feltet «beløp» som fakturatotal, vil etterspørre 12 500 kroner. En mottaker som forventer restbeløp, vil etterspørre 7 500 kroner. Filen kan være teknisk feilfri i begge tilfeller. Kontrakten må derfor beskrive betydningen, ikke bare datatypen.
Skriv også hva som skjer ved avvik
Angi om hele leveransen skal avvises når én post mangler kundenøkkel, eller om posten skal settes i en synlig avklaringskø. Beskriv hvem som får beskjed, hvilken informasjon feilmeldingen inneholder, og hvordan en korrigert leveranse identifiseres.
En ny levering må dessuten kunne skilles fra en gjentatt levering. Bruk en leveranse-ID og en kontrollert regel for erstatning eller tillegg. Uten dette kan en retry føre til doble oppfølgingsposter selv om avsenderen bare forsøkte å rette én feil.
Beslutningspunkter før signering
- Prøv kontrakten på et konkret datasett med både normalposter og avvik.
- Kontroller at ansvar for kildeinnhold og mottakertolkning er fordelt.
- Dokumenter hvilke personopplysninger som faktisk er nødvendige.
- Avtal hvordan formatendringer varsles og når gammel versjon slutter å gjelde.
- Bevar resultatet av akseptansetesten sammen med den signerte utgaven.
Datakontrakten erstatter verken bokføringskrav eller databehandleravtaler der slike er nødvendige. Den beskriver den operative overføringen og skal tilpasses den faktiske bruken.
Kilder
Se også ansvarsmatrisen og kvalitetsavtalen.