Mål om standardisering faktisk reduserer manuell retting
Bruk et dokumentert utgangspunkt og et sammenlignbart utvalg for å vurdere om standardisering gir en praktisk forbedring.
Flere elektroniske leveranser betyr ikke nødvendigvis mindre manuelt arbeid. Hvis referanser mangler eller dokumentene havner hos feil behandler, kan en teknisk vellykket overføring fortsatt kreve mye retting. Mål resultatet i arbeidsprosessen, ikke bare antallet filer.
Velg et avgrenset formål, som færre manuelle avklaringer i fakturamottaket. Registrer et utgangspunkt før endringen innføres. Beskriv perioden, dokumenttypene og hvilke avvik som inngår i målingen.
Et fiktivt før- og ettereksempel
Begge periodene har 200 fakturaer fra sammenlignbare leverandører. Tallene illustrerer beregningen og er ikke dokumenterte resultater for en virksomhet eller et produkt.
| Måling | Før | Etter | Beregning |
|---|---|---|---|
| Fakturaer som må rettes | 40 | 20 | 20 % til 10 % av mottatte fakturaer |
| Samlet rettetid | 240 minutter | 160 minutter | Åtte minutter per rettet faktura etter endring |
| Manglende dokumentlenke | 3 | 0 | Antall avvik i kontrollutvalget |
| Tekniske avvisninger | 5 | 8 | Antall avviste dokumenter |
Resultatet er sammensatt: færre fakturaer krever retting, men tekniske avvisninger øker. Det kan skyldes strengere kontroll eller en ny feil. Målingen skal undersøke årsaken før dere konkluderer med forbedring.
Bruk en tydelig nevner
«Halvert antall feil» er vanskelig å tolke hvis mottaksvolumet samtidig er halvert. Vis både antall og andel. Definer om avviste dokumenter teller med i mottatt volum, og om en faktura med tre feil teller som én feilfaktura eller tre avvik.
Rettetid bør måles med samme metode i begge perioder. En grov tidsregistrering før endringen og detaljert registrering etterpå kan gi en tilsynelatende forskjell som skyldes målemetoden.
Bevar forklaringen bak tallene
Del avvik etter årsak: ukjent referanse, feil kodeliste, beløpsavvik, manglende vedlegg eller feil mottakssted. Da blir det mulig å se om standardiseringen har løst det tiltenkte problemet eller bare flyttet arbeid til en annen rolle.
Registrer andre endringer som kan påvirke resultatet, som nytt personell, andre leverandører eller endret kontrollrutine. Før- og ettermåling alene beviser ikke at formatendringen var årsaken.
Et godt effektmål skal støtte en konkret beslutning: videreføre, rette, utvide eller stoppe løsningen. Det skal ikke brukes til å publisere et generelt effektløfte for et regnskapsprodukt uten et faktisk og representativt grunnlag.