Dokumenter felt med datatype, kardinalitet og betydning
En feltkatalog beskriver hvordan hvert felt skal leses, hvilke verdier som er gyldige og hva mottakeren skal gjøre når en verdi mangler.
Et felt som heter amount og har datatypen desimaltall, er ikke ferdig dokumentert. Mottakeren trenger å vite om det er brutto, netto, restbeløp eller avgift, hvilken valuta som gjelder og hvordan fortegnet skal tolkes. Datatypen hindrer enkelte tekniske feil; betydningen avgjør om behandlingen blir riktig.
Lag feltkatalogen fra en konkret melding eller eksport. Bevar feltets plassering i strukturen slik at like feltnavn i ulike objekter ikke forveksles. En sum på fakturahodet og en sum på fakturalinjen kan ha forskjellig beregningsgrunnlag.
Arbeidseksempel for åpne fakturaposter
| Felt | Type og forekomst | Betydning | Kontroll |
|---|---|---|---|
sourceInvoiceId | Tekst, nøyaktig én | Stabil identitet i kildesystemet | Ikke tom; unik innen avtalt selskapsomfang |
remainingAmount | Desimal, nøyaktig én | Utestående beløp på skjæringstidspunktet | Kan forklares med faktura og registrerte betalinger |
currency | Tekst, nøyaktig én | Valutaen restbeløpet er uttrykt i | Gyldig kode i avtalt kodeliste |
dueDate | Dato, null eller én | Forfallsdato dersom kilden har den | Manglende verdi skal ikke bli dagens dato |
attachments | Liste, null eller flere | Dokumentreferanser, ikke bokføringsposter | Hver referanse kan finnes igjen |
Disse feltnavnene er et lokalt eksempel, ikke SAF-T- eller EHF-elementer. Ved bruk av et offentlig format skal dere dokumentere formatets faktiske elementnavn og regler i stedet.
Kardinalitet må oversettes til behandling
«Null eller én» innebærer at mottakeren trenger en regel for fravær. Et valgfritt felt kan likevel være nødvendig for en bestemt arbeidsprosess. Hvis oppfølgingen krever forfallsdato, må avsenderen enten levere den eller markere posten som uavklart. Å gjøre et fraværende felt til en tilfeldig standardverdi gir tilsynelatende komplette, men uriktige data.
En liste må også ha en avtalt betydning. Betyr en tom vedleggsliste at ingen dokumenter finnes, at eksporten ikke omfatter dokumenter, eller at dokumentoppslaget feilet? Disse situasjonene krever ulike handlinger.
Kontroller katalogen mot en ekte levering
- Velg én normalpost og én post med manglende verdi.
- Sammenlign eksemplene med den dokumenterte typen og forekomsten.
- Følg hvert felt tilbake til kilden og noter transformasjoner.
- Be mottakeren forklare den forventede behandlingen uten muntlige tillegg.
- Registrer felt som fortsatt trenger et regelgrunnlag eller en kildeavklaring.
Katalogen bør ha en eier og en versjon. En skjult endring fra fakturatotal til restbeløp er et kontraktsbrudd selv om feltnavnet og datatypen er uendret. Kontroller betydningsendringer like grundig som nye eller slettede felt.