Forvalt en lokal kodeliste uten å kalle den en offentlig standard
En lokal kodeliste trenger stabil betydning, historikk og en kontrollert kobling til eksterne formater.
En avdelingskode som 10 kan bety Oslo i ett system og administrasjon i et annet. Det er ikke nok at begge systemene tillater et tosifret tall. Koden må ha en avtalt betydning innen et tydelig navnerom.
Lokale kodelister er ofte nødvendige for prosjektregnskap, avdelinger og intern saksbehandling. De skal presenteres som virksomhetens egne lister. Ikke gi dem et navn eller en omtale som antyder offentlig godkjenning, norsk standardnummer eller sertifisering.
Et eksempel med omorganisering
En virksomhet bruker AVD-10 for avdelingen Oslo. Fra juli deles avdelingen i salg og drift. Dersom AVD-10 ganske enkelt omdøpes til «Salg», vil historiske rapporter kunne se ut som om alle gamle kostnader gjaldt salg.
| Kode | Betydning | Gyldig fra | Gyldig til | Behandling av historikk |
|---|---|---|---|---|
| AVD-10 | Oslo, samlet avdeling | 2025-01-01 | 2026-06-30 | Bevar gammel betydning |
| AVD-11 | Oslo salg | 2026-07-01 | Åpen | Bruk på nye salgskostnader |
| AVD-12 | Oslo drift | 2026-07-01 | Åpen | Bruk på nye driftskostnader |
Dette er fiktive interne koder. Valget av kode er mindre viktig enn at identiteten og betydningen forblir forklarlige over tid.
Avtal hvordan en kode avsluttes
En kode bør kunne settes inaktiv uten å forsvinne fra historiske transaksjoner. Avklar om nye posteringer med den gamle koden skal avvises eller settes til behandling. Mottakeren må dessuten vite hvilken dato gyldigheten vurderes mot: hendelsesdato, dokumentdato eller tidspunktet dataene mottas.
Ikke gjenbruk en avsluttet kode til et nytt formål dersom mottakeren bare lagrer kodeverdien. En slik gjenbruk gjør det umulig å tolke gamle data korrekt uten ekstra tidsinformasjon.
Kobling til eksterne formater
En lokal prosjektkode kan overføres som en dimensjonsreferanse der formatet og mottakeren støtter det. Den skal ikke puttes inn i en offentlig kodeliste bare fordi datatypen tillater samme tekst. Formatet avgjør både plassering og betydning.
Forvaltningsrutinen bør svare på fem spørsmål:
- Hvem kan opprette og avslutte en kode?
- Hvor finnes den gjeldende og den historiske listen?
- Hvilke mottakere skal varsles ved endring?
- Hvordan kobles kodene mellom systemene?
- Hvordan oppdages en kode som ikke er kjent hos mottakeren?
En kodeliste med eier, gyldighetsdato og endringslogg er lettere å vedlikeholde enn en uformell kolonne i et regneark. Den gir likevel ingen garanti for at alle mottakere bruker kodene riktig; dette må prøves i en faktisk overføring.
Kilder
- OpenPeppols formatspesifikasjoner og kodelister
- Skatteetatens SAF-T-skjemaer med dimensjonsstrukturer
Les versjonspolicyen og dimensjoner fra SAF-T.
Ved overgang mellom versjoner av en offisiell næringsstandard kan én gammel kategori bli flere nye. Se overgangen til SN2025.