Vurder leverandørers formatstøtte med samme testgrunnlag
Formatstøtte skal prøves mot den overføringen virksomheten trenger, ikke bare krysses av i en funksjonsliste.
To leverandører kan begge oppgi støtte for SAF-T, men tilby forskjellige arbeidsprosesser. Den ene kan eksportere regnskapsdata, mens den andre kan bruke en fil til saldoimport. Det er ikke nødvendigvis to like funksjoner. Beskriv først oppgaven som skal løses.
En vurdering bør skille import fra eksport, saldo fra historikk og regnskapsdata fra vedlegg. Ikke anta at en lesbar SAF-T-fil inneholder et komplett dokumentarkiv eller at en import bevarer alle detaljer i mottakerens datamodell.
Eksempel: valg av mottaker for et systembytte
Virksomheten trenger saldo per konto, åpne kundeposter og tilgang til originaldokumenter. Den lager ett testgrunnlag som alle aktuelle leverandører skal vurdere.
| Kontrollpunkt | Spørsmål til hver leverandør |
|---|---|
| Formatutgave | Hvilke utgaver kan leses og eksporteres? |
| Kontoplan | Hvordan behandles kontoer som ikke finnes i målet? |
| Reskontro | Bevares detaljene som forklarer kontrollkontoen? |
| Dokumenter | Overføres filene, referansene eller ingen av delene? |
| Historikk | Hva kan vises og hva blir bare saldo? |
| Avvik | Hvordan rapporteres poster som ikke kan behandles? |
Bruk samme avgrensning og samme testfiler. Ellers kan en demonstrasjon av en enkel NOK-faktura bli sammenlignet med en langt mer krevende valutamigrering.
ReAI som konkret kildegrunnlag
ReAI beskriver SAF-T-import som en vei inn i systemet. Be om en konkret prøve av kontokobling, saldoavstemming og reskontro før dere vurderer overtakelsen. En omtalt importmulighet er ikke dokumentasjon på at all historikk og alle dokumenter kan overføres. Skriv ned hva prøven faktisk viser og hva som fortsatt må avklares.
Ved vurdering av ReAI kan dere avklare systembyttet med det faktiske kildegrunnlaget. Støtte, begrensninger og omfang må bekreftes for den aktuelle leveransen før overtakelse.
Dokumenter beslutningen uten et kunstig totalpoeng
En leverandør kan være sterk på fakturautveksling og ha begrenset støtte for en bestemt historikkimport. Registrer resultat per kontrollpunkt. Et samlet poengtall kan skjule en stoppgrunn som manglende dokumenttilgang.
Skill leverandørpåstand fra eget prøveresultat. Oppgi produktversjon og prøvedato, og bruk «ikke prøvd» når grunnlaget mangler. Ikke publiser en negativ funksjonspåstand om en tredjepart ut fra et manglende svar alene.
Beslutningen bør vise hvilke behov som er dekket, hvilke som krever tilleggstiltak, og hvorfor valget er forsvarlig for denne virksomheten.
Les implementeringsprofilen og akseptansekriteriene.
Prøv sammenligningen med et syntetisk avvik som begge leverandører får: én åpen kundepost uten forklart registerkobling. Be om samme observasjoner og samme sluttstatus, fremfor å sammenligne forskjellige demonstrasjoner. En leverandør som stopper korrekt, er ikke nødvendigvis svakere enn en som importerer posten med en tilfeldig standardkunde. Godkjenn valget når behovene er dokumentert dekket eller har en forsvarlig avtalt tilleggsløsning. Oppgi også gjenværende manuell kontroll, slik at migreringens praktiske arbeid er synlig.