Dokumenter unntak uten å skjule manglende formatstøtte
Et dokumentert unntak gjør en begrensning synlig. Det endrer ikke det offentlige formatets obligatoriske regler.
En dataoverføring kan ha tilfeller som ikke passer i den avtalte prosessen. Det kan være et leverandørfelt mottakeren ikke bruker, en dokumenttype som krever manuell behandling eller en midlertidig manglende kode. Unntaket skal være synlig for både avsender og mottaker.
Skill et lokalt prosessunntak fra et brudd på en obligatorisk formatregel. Virksomheten kan avtale manuell behandling av en bestemt post. Den kan ikke gjennom en intern avtale erklære en ugyldig melding gyldig etter den offentlige spesifikasjonen.
Eksempel på midlertidig behandling
En avsender bruker nye prosjektkoder som ennå ikke er opprettet i mottakeren. Overføringen kan settes til avklaring mens kodene vurderes. Den skal ikke automatisk plassere kostnadene på en vilkårlig standardkode.
| Felt i unntaksregisteret | Innhold i eksemplet |
|---|---|
| Omfang | Tre angitte prosjektkoder fra én avsender |
| Årsak | Mottakerens register er ikke oppdatert |
| Risiko | Feil prosjektfordeling dersom standardkode brukes |
| Midlertidig behandling | Synlig avklaringskø |
| Ansvar | Avtalt registereier |
| Gyldighet | Til kodene er kontrollert og overført |
Oppgi også hvilke poster som er berørt, og hvilke summer som dermed ikke inngår i ferdigbehandlet rapportering. En avklaringskø som er usynlig i avstemmingen, kan gi et falskt inntrykk av fullstendighet.
Et unntak må kunne avsluttes
Når årsaken er rettet, skal dere prøve de berørte postene på nytt og dokumentere resultatet. Ikke lukk unntaket bare fordi feilmeldingen ikke lenger vises. Den kan ha forsvunnet fordi kontrollen ble fjernet.
Midlertidige unntak bør ha en vurderingsdato. Et unntak som fornyes uten ny begrunnelse, kan i praksis bli en permanent og udokumentert begrensning. Flytt da begrensningen til implementeringsprofilen og vurder om prosessen fortsatt dekker behovet.
Beskriv støtte presist
En leverandør kan si at «disse dokumenttypene behandles automatisk; disse krever manuell avklaring». Det er mer presist enn å bruke en generell formatpåstand og gjemme begrensningene i driftsnotater.
Hvis et obligatorisk formatkrav feiler, registrer det som feil. Når en lokal arbeidsprosess tillater et manuelt alternativ, dokumenter alternativet separat. Det gjør det mulig å se både formatstatus og den operative løsningen.
Unntaksregisteret skal hjelpe virksomheten med å styre risiko. Det er ikke en dispensasjon fra bokførings- eller personvernkrav.