Grunnkapital og forvaltning i en stiftelse
Skill stiftelsens formue, grunnkapital og administratorens disposisjonsrett i økonomiske registre.
En stiftelses midler kan stå på en konto som andre administrerer, uten at pengene tilhører administratoren. Eiendomsrett, disposisjonsrett og regnskapsmessig registrering trenger separate opplysninger. Navnet på en bankkonto eller et internt prosjekt er ikke tilstrekkelig grunnlag for å slå formuen sammen med en annen organisasjons midler.
Brønnøysundregistrene beskriver stiftelser som formuesverdier stilt selvstendig til rådighet for et bestemt formål. Siden «fond» og «legat» også kan være navn på ulike ordninger, må rettslig organisering undersøkes. Denne datamodellen er et dokumentasjonsforslag, ikke en avgjørelse av om en konkret ordning er en stiftelse.
Et eksempel på feil sammenslåing
En syntetisk stiftelse har grunnkapital oppgitt til 500 000 kroner og senere midler på 120 000. En forening bistår med administrasjon og har egne midler på 90 000. Bankdata leveres i én fil fra samme praktiske administrator. Tallene er oppdiktet og sier ikke hvilke midler som kan deles ut.
| Datasett | Juridisk tilhørighet | Beløp | Administrert av |
|---|---|---|---|
| Stiftelsens grunnkapital | Stiftelse S | 500 000 | Forening F etter avtale |
| Senere midler | Stiftelse S | 120 000 | Forening F etter avtale |
| Foreningens egne midler | Forening F | 90 000 | Forening F |
| Filens samlede beløp | Flere rettssubjekter | 710 000 | Samme filsender |
710 000 er en summering av filen, ikke én organisasjons formue. Hvis en integrasjon bruker administratorens organisasjonsnummer på alle linjer, kan 620 000 bli lagt inn hos feil rettssubjekt. Det er en identitetsfeil selv om totalsummen stemmer mot den leverte filen.
Et kapitalregister må beskrive grunnlaget
Bevar stiftelsesdokument, vedtekter, registrert identitet og relevante endringsdokumenter med tydelige versjoner. Skill opplysningen om grunnkapital fra dagens beholdning og fra vedtak om eventuell disponering. Et historisk kapitalbeløp skal ikke automatisk overskrives når markedsverdien av en investering endres.
Administrasjonsavtalen bør knyttes til den praktiske tilgangen, for eksempel hvilke rapporter administratoren kan hente og hvem som godkjenner betalinger. Disposisjonsrett til en konto skal ikke eksporteres som eierskap til kontomidler. Selskapsavgrensning i integrasjoner gir tekniske kontrollpunkter for mottakersystemet.
Hvis midler har bestemte formålsvilkår, bør registeret bevare hvor vilkårene kommer fra og hvilket beløp de gjelder. Kontonavnet «fri kapital» er ikke en erstatning for denne dokumentasjonen. Flere avtaler kan ha samme praktiske betalingskonto, samtidig som de har ulikt disponeringsgrunnlag.
Kontroller en faktisk overføring
Når penger flyttes mellom kontoer, bevar både fra- og til-kontoens juridiske tilhørighet. En flytting mellom stiftelsens egne kontoer er en annen hendelse enn en utbetaling til foreningen. Dersom én rapport inneholder begge, må hendelsestypene kunne skilles før summering.
Et overtakelsesgrunnlag bør angi hvilke dokumenter som følger med, hva som er avstemt og hvilke vilkår som er uavklart. Bruk overtakelsesprotokoll for regnskapsdata til å bevare ansvaret. Kontrollen er ferdig når hvert beløp har en dokumentert juridisk tilhørighet, mens spørsmål om kapitalforvaltning eller utdeling fortsatt kan behandles av riktig fagperson.
En rapport fra kapitalforvalteren kan dessuten omfatte flere stiftelser. Kontroller at hvert depot eller hver delportefølje har dokumentert juridisk eier før rapporten summeres. At samme kontaktperson mottar alle rapportene, er ikke en eierkobling. Bevar både forvalterens kontoreferanse og stiftelsens registeridentitet, slik at den praktiske rapportleveransen ikke bestemmer hvor formuen blir registrert i mottakersystemet.