Følg godkjent tilbudsversjon til ordregrunnlaget

Et tilbud kan sendes i flere utgaver før en ordre etableres. Når en økonomiflyt gjenbruker tilbudslinjer, må det være klart hvilken utgave som faktisk ble lagt til grunn. Sendt dokument, avklart aksept og operativ ordre er forskjellige hendelser. En status «sendt» beviser ikke at mottakeren har bestilt.

Peppols ordreferanse i faktura er relevant for videre dokumentkobling. Den fastsetter ikke kontraktsretten i det konkrete tilbudet. Denne veiledningen foreslår en dataflyt der avtalegrunnlaget kan følges; juridisk forståelse av aksept og vilkår må vurderes særskilt.

Bevar tilbudsversjonen

Gi tilbud og utgave egne stabile referanser. Bevar mottaker, gyldighetsgrunnlag, linjer, pris og relevante vilkår som gjaldt i utgaven. En ny fil med samme navn er ikke tilstrekkelig til å forklare hvilken pris kunden tok stilling til.

Registrer akseptgrunnlaget som en koblet hendelse med dokumentert innhold og tidspunkt. Det kan være nødvendig å avklare at bare noen linjer ble akseptert. En ordre som kopierer hele tilbudet uten å kontrollere dette, kan skape både feil mengde og feil prisgrunnlag.

En syntetisk overgang

Eksemplet bruker oppdiktede mengder og priser uten avgift. Det er ikke et eksempel på en bestemt leverandørs funksjoner.

Hvis ordren bruker mengde fra utgave 1 og pris fra utgave 2, blir beløpet 5 500 kroner. Tallene er hver for seg reelle testverdier, men kombinasjonen representerer ingen av de dokumenterte tilbudsutgavene. Kontrollen må derfor avstemme utgave og linje samlet.

Ordre er fortsatt ikke faktura

En opprettet ordre kan vente på levering eller videre godkjenning. Den skal ikke automatisk omtales som betalt eller inntektsført fordi tilbudsgrunnlaget er akseptert. Bevar de videre tilstandene og hvilke dokumenter som faktisk begrunner dem.

Prøv at samme akseptgrunnlag behandles to ganger. Rutinen må kunne gjenkjenne eksisterende ordre eller synliggjøre kollisjonen. Et nytt nummer hver gang er ikke tilstrekkelig hvis det skaper dobbel bestilling. Prøv også endring etter ordrebekreftelse og dokumenter hva som faktisk endres i ordregrunnlaget.

Kundeidentiteten bør følge samme juridiske motpart, men kontaktperson og leveringssted kan være andre objekter. En person som sender svar fra en ny e-postadresse, er ikke automatisk en ny kunde. Avklar representasjon og relevant identitet fra faktisk dokumentasjon.

• Koble ordren til den godkjente tilbudsutgaven.
• Kontroller aksepterte linjer fremfor hele dokumentets total.
• Hold avtale, levering, fakturering og betaling i separate spor.

Åpne salgsordrer og kundekonvertering forklarer de neste relasjonene. Godkjenn når ordregrunnlaget kan gjenskapes fra det faktiske akseptgrunnlaget uten å hente dagens pris eller en tilfeldig tidligere utgave.

Kontroller delvis aksept uten å endre originalen

Hvis kunden aksepterer to av tre linjer, bør den tredje fortsatt finnes i tilbudets historiske utgave. Den skal ikke slettes for å få tilbudstotalen lik ordren. Bevar avgrensningen i akseptgrunnlaget og la ordrelinjene peke på de relevante opprinnelige linjene. Ved senere tillegg kan en ny beslutning forklare den siste linjen uten at tidligere hendelser opprettes på nytt. Dette gjør det mulig å se både hva som ble tilbudt og hva som faktisk ble grunnlag for videre behandling.

Når en bestilling allerede er inngått, må nye forslag kunne skilles fra gjeldende grunnlag. Les endringer og avvist kansellering på innkjøpsordre. Kjøp som allerede er avtalt i en annen kanal, trenger en egen registrering uten ekstra bestilling.