Bevar fraktreferansen mellom oppdrag og faktura

Transportdata kan bruke oppdragsnummer, sendingsnummer, kollireferanse og fakturanummer. De betegner forskjellige nivåer. En fakturalinje må kunne følges tilbake til det transportgrunnlaget den gjelder, uten å bruke adressen som nøkkel.

Syntetisk oppdrag med to sendinger

Et oppdiktet transportoppdrag T6 består av to sendinger og et avtalt tillegg. Beløpene er eksklusive eventuell avgift.

Hvis mottakeren bare kobler fakturaen til T6, kan totalsummen stemme uten at tillegget er forklart. Hvis den bare kobler til første sending, kan den andre forsvinne fra kontrollen.

Bevar referansenivåene

Avtal hvilke referanser som skal følge strukturerte felt, og hvilke dokumenter som støtter dem. En leveringsbekreftelse kan forklare leveringen, men er ikke automatisk bevis på at alle tillegg er avtalt. Knytt tillegget til sitt eget godkjente grunnlag.

Peppol BIS Billing beskriver fakturareferanser og linjer. Transportleverandørens interne oppdragsmodell må kobles til disse begrepene på en dokumentert måte. Et nummer i fritekst kan være lesbart for mennesker, men lite egnet for sikker automatisk matching.

Skill transportdato, leveringsdato, fakturadato og oppgjørsdato. En samlefaktura kan inneholde sendinger fra flere dager. Filter på fakturadato skal derfor ikke brukes som om det viser leveranser i samme tidsvindu.

Kontroller særtilfellene

• Ett oppdrag med flere leveranser og én samlefaktura.
• En faktura med linjer fra flere oppdrag.
• Et tillegg som kommer etter hovedfakturaen.
• En kreditnota for bare én sending.
• Et gjentatt uttrekk av samme fakturagrunnlag.

Godkjenn koblingen når hver linje har riktig referansenivå og summen kan beregnes fra dokumentert grunnlag. En ukjent sendingsreferanse skal få en synlig avklaring, ikke automatisk kobles til nærmeste dato eller samme adresse.

Ved vurdering av ReAI som mottaker bør nødvendige oppdragsreferanser og vedleggsbehov avklares for den faktiske dokumenttypen. Veiledningen påstår ingen ferdig transportmodul.

Kontroller hvordan en konsolidert transport blir vist i kilden. Ett kjøretøy eller én leveringsrunde kan omfatte flere kundeoppdrag. Integrasjonen må bevare de oppdragsreferansene som trengs for fakturakontroll, fremfor å bruke turens samlede nummer for alle linjer.

Bevar også en regel for rettelser i transportkilden. En endret adresse eller leveringsstatus bør ikke skape en ny faktura hvis den økonomiske hendelsen er uendret. Se idempotens og datakontrakt.

Før transporten bestilles, skill faktisk pakkevekt fra volumvekt og vareverdi fra transportørens ansvar. Ved særskilt varetilstand må også innhold og tillatt tjeneste avklares før vanlig booking.