Gamle WooCommerce-ordre skal ikke bli nye betalingskrav
En historisk ordre kan være nyttig uten å være et nytt krav. Følg eksisterende dokumenter, åpne poster og betaling på begge sider av flyttedatoen.
Når nettbutikkens regnskapsflyt endres, kan gamle ordre fortsatt være nyttige å se. Det betyr ikke at de skal faktureres på nytt. Ordrehistorikk, overtatt bokføring, åpne krav og betaling er forskjellige leveranser. En overgang må beskrive hvilken rolle hver importert ordre får.
WooCommerce har egne ordretilstander, men en plattformstatus forklarer ikke alene hvem som utstedte salgsdokumentet eller om virksomheten har et uoppgjort krav. Avtalen om den nye økonomiflyten må kobles til eksisterende dokumenter, fremfor å bruke ordredato som eneste beslutning.
Bestem dokumentmyndighet før startdato
Finn hvilket system som hittil har laget salgsdokumentet, hva betalingsløsningen håndterer, og hvor salget allerede er bokført. Avklar deretter hvilke nye ordre som skal få dokumenter i den nye flyten. Dette er en beslutning om ansvar, ikke bare et datofilter.
En dato kan avgrense hvilke ordre som hentes løpende. Den skaper ikke i seg selv en overgang i betalingsstatus eller regnskap. En bestilling opprettet før datoen kan bli levert eller betalt senere. En ordre etter datoen kan allerede være fullt betalt gjennom nettbutikken.
Linjereferanser i nettbutikkordre bør beholdes når dokumentrollen endres. Et entydig flyttetidspunkt trenger både dato og beskrivelse av hva som faktisk flyttes.
Et mulig feilkrav på femten tusen
Tabellen er et konstruert eksempel uten avgiftsberegning. En overgangsdato er satt til 1. november. Hver rad viser eget dokument- og betalingsgrunnlag, ikke bare en ordrestatus.
| Grunnlag | Beløp | Eksisterende forhold | Hva må vurderes i ny flyt? |
|---|---|---|---|
| Historiske fullførte ordre | 10 000 | Salgsdokumentert og betalt tidligere | Visning og referanser, ikke nytt krav |
| Nyere ordre A | 3 000 | Betalt i nettbutikk | Dokument og oppgjør uten nytt betalingskrav |
| Nyere ordre B | 2 000 | Ubetalt, dokumentrolle må avklares | Hvem skal utstede og følge kravet? |
| Sum ordrebeløp | 15 000 | Flere ulike roller | Kan ikke brukes som ny reskontrosaldo |
En import som viser femten tusen i ordrebeløp, kan være fullstendig som ordrehistorikk. Hvis samme sum behandles som et nytt kundekrav, blir tretten tusen allerede betalt beløp krevd på nytt. Den ubetalte raden på to tusen må dessuten undersøkes for å se om et salgsdokument allerede finnes.
Eksemplet beviser ikke hvordan alle betalinger skal bokføres. Det viser hvorfor kontrollen må finne eksisterende dokument og betaling før den bestemmer om en ny faktureringshandling er riktig. En ordre kan trenge et dokument i ny løsning uten at kunden skal betale en gang til.
Historisk import er ikke automatisk regnskapsmigrering
En historisk ordre kan overføres som lukket med referanse til ekstern fakturering. Den kan da forklare tidligere salg eller hjelpe ved retur. Men dette etablerer ikke nødvendigvis hovedbok, åpne poster, avgift eller tilhørende bilagsarkiv i det nye systemet.
Be om et eksplisitt omfang for hver leveranse. Hvilke ordre følger med? Hvilke salgsdokumenter følger med? Hvor finner dere bokføringen fra tidligere perioder? Hvor blir åpne kundeposter overtatt? Ikke bruk en liste over lukkede ordre som erstatning for disse svarene.
Gjenfinning av gamle dokumenter er en egen oppgave. Et aktivt ordrenummer i ny løsning gir liten hjelp dersom den gamle fakturaen bare kan åpnes via en avsluttet brukerkonto.
Gjentatt import må ha samme rolle
Prøv at en gammel ordre behandles på nytt. Den skal fortsatt kunne identifiseres som samme historiske kjøp, med samme dokumentrolle. Hvis den andre kjøringen gjør ordren åpen og fakturerbar, er ikke overgangen stabil selv om det ikke opprettes en duplikat med nytt ordrenummer.
Prøv også en ordre som ligger ved grensen for dato eller status, og en som feiler delvis ved kundekobling. Antall «behandlet» kan inkludere hoppede eller mislykkede objekter. Kontrollisten bør forklare hvert relevant resultat, ikke bare vise en samlet grønn importstatus.
Endring av startdato etter første prøve kan gi et nytt omfang. Bevar hvilken dato og hvilken kildestatus som faktisk ble brukt. En senere utvidelse av historikken bør ikke utilsiktet flytte gamle salg inn i ny faktureringsmyndighet.
Retur etter overgangen trenger originalgrunnlaget
En kunde kan returnere en gammel vare etter at den nye flyten er startet. Returen må fortsatt knyttes til opprinnelig salg, pris og dokument. Dagens produktpris er ikke nødvendigvis riktig refusjonsgrunnlag, og en historisk import skal ikke skape et ekstra salg før returen kan registreres.
Historisk prisgrunnlag bør inngå i overgangsprøven. Avklar hvem som krediterer, hvem som refunderer og hvor økonomiske dokumenter oppbevares. Teknisk ordrestøtte beviser ikke at hele returløpet er overtatt.
Kilder og avgrensning
- WooCommerces dokumentasjon av ordrestatus forklarer plattformens tilstander.
- Altinn om bilag og dokumentasjon er grunnlag for dokumentrollen i regnskapet.
Modellen er en leverandørnøytral overgangskontroll. Den fastsetter ikke at en integrasjon importerer alle statuser, gamle bilag eller tidligere bokføring. Bekreft faktisk støtte for den avtalte butikken og arbeidsflyten.