Tre kontroller før økonomidata flyttes
Fil, beløp og betydning må stemme. Bruk et lite testutvalg før du godtar at et nytt system har fått med seg det dere trenger.
Importen er ferdig, og systemet viser en grønn bekreftelse. Det forteller at en teknisk operasjon ble gjennomført. Det forteller ikke alene om riktige poster kom med, om beløpene er bevart eller om et felt betyr det samme i det nye systemet.
Velg et lite, kjent testutvalg før hele leveransen aksepteres. Ta med en vanlig faktura, en kreditnota og en post med en relevant særhet, for eksempel fremmed valuta. Utvid testutvalget når dere finner avvik.
Kontroll 1: Kom de riktige postene med?
Skriv ned periode, uttrekksdato og avgrensning. Sammenlign antall poster i samme utvalg før og etter. Undersøk eventuelle avviste rader. «Ingen feil» i importdialogen hjelper lite hvis eksporten utelot forrige måned.
Kontroll 2: Er beløp og fortegn bevart?
Regneeksempel: En faktura på 12 500 kroner og en kreditnota på −2 500 gir netto 10 000. Etter overføringen skal både de to postene og sammenhengen kunne finnes igjen. Bare å sammenligne nettosummen kan skjule at flere ulike feil utligner hverandre.
| Før overføring | Etter overføring | Undersøk |
|---|---|---|
| Faktura +12 500 | Faktura +12 500 | Samme valuta og identifikator? |
| Kreditnota −2 500 | Kreditnota −2 500 | Samme fortegn og kobling? |
| Netto 10 000 | Netto 10 000 | Både summer og enkeltposter? |
Kontroll 3: Betyr feltene det samme?
En dato kan være dokumentdato, bokføringsdato eller betalingsdato. Et felt kalt «kunde» kan være et navn eller en varig kundeidentifikator. Skriv hvilken betydning avsender og mottaker legger i nøkkelfeltene.
Hvis kildens betalingsdato havner i mottakerens bokføringsdato, kan filen være lesbar og beløpet riktig, samtidig som rapportene blir misvisende. Ikke løs det ved å døpe om kolonnen uten å undersøke behandlingen.
Dokumenter avvik før dere aksepterer leveransen
Registrer kildepost, observert resultat, forventet resultat og hvem som undersøker avviket. Behold originaluttrekket i avtalt arkiv. En ny test må vise hvilken filversjon og hvilket utvalg den bygger på.
Last ned kontrollarket . Les også sjekklisten for dokumentasjonskvalitet.